Kot delodajalec je pomembno, da pravilno shranjujete podatke svojih zaposlenih. Pri tem ste dolžni voditi kadrovsko evidenco osebnih podatkov delavcev. Pri shranjevanju teh podatkov je treba upoštevati Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov (AVG) in Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov (UAVG). AVG delodajalcu nalaga obveznosti v zvezi z obdelavo osebnih podatkov. S pomočjo tega kontrolnega seznama boste vedeli, ali vaši osebni dosjeji izpolnjujejo zahteve.
- Kateri podatki se lahko obdelujejo v kadrovski mapi?
Glavno pravilo, ki se ga upošteva, je, da se lahko vnesejo le podatki, ki so potrebni za namen kadrovske mape: pravilno izpolnjevanje pogodbe o zaposlitvi z delavcem.
V vsakem primeru se bodo hranili 'navadni' osebni podatki, kot so:
- Ime;
- Naslov;
- Datum rojstva;
- Kopija potnega lista/osebne izkaznice;
- BSN številka
- Podpisana pogodba o zaposlitvi s pogoji za zaposlitev in aneksi;
- Podatki o uspešnosti in razvoju zaposlenih, kot so poročila o oceni.
Delodajalci se lahko odločijo za razširitev kadrovske mape z drugimi podatki, kot so osebni zaznamki delodajalca, evidenca absentizma, pritožbe, opozorila, evidenca razgovorov ipd.
Kot delodajalec je pomembno, da te podatke redno posodabljate, da zagotovite pravilnost in točnost v zvezi z zakonskimi obdobji hrambe.
- Kdaj se lahko v kadrovski mapi obdelujejo 'navadni' osebni podatki?
Delodajalec mora razmisliti, kdaj in kateri »navadni« osebni podatki se lahko hranijo v kadrovski mapi. V skladu s členom 6 AVG lahko delodajalci hranijo 'navadne' osebne podatke v kadrovski mapi iz 6 razlogov. Ti razlogi vključujejo:
- Zaposleni je dal soglasje za obdelavo;
- Obdelava je potrebna za sklenitev pogodbe o zaposlitvi;
- Obdelava je potrebna zaradi zakonske obveznosti delodajalca (kot je plačilo davkov in prispevkov);
- Obdelava je nujna za zaščito vitalnih interesov zaposlenega ali druge fizične osebe (primer je, ko je akutna nevarnost neposredna, vendar je zaposleni duševno nezmožen dati soglasja);
- Obdelava je potrebna zaradi javnega interesa/javnega reda;
- Obdelava je potrebna za zadovoljitev zakonitih interesov delodajalca ali tretje osebe (razen kadar interesi zaposlenega prevladajo nad zakonitimi interesi delodajalca).
- Kateri podatki se ne smejo obdelovati v kadrovski mapi?
Poleg 'običajnih' podatkov, ki so vključeni v datoteko, obstajajo tudi podatki, ki (običajno) ne bi smeli biti vključeni, ker so še posebej občutljive narave. To so "posebni" podatki in vključujejo:
- prepričanja;
- Spolna usmerjenost;
- Rasa ali etnična pripadnost;
- Zdravstveni podatki (vključno s tem, ko jih prostovoljno zagotovi zaposleni).
'Posebni' podatki se lahko shranijo pod AVG samo v 10 izjemah. Glavne 3 izjeme so naslednje:
- Zaposleni je dal izrecno soglasje za obdelavo;
- Obdelujete osebne podatke, ki jih je zaposleni namenoma razkril sam;
- Obdelava je potrebna zaradi prevladujočega javnega interesa (za sklicevanje na to je potrebna nizozemska pravna podlaga).
- Varnostni ukrepi osebne datoteke
Komu je dovoljen vpogled v osebno mapo?
Vpogled v kadrovsko mapo imajo le osebe, ki jim je dostop nujen za opravljanje dela. Te osebe so na primer delodajalec in zaposleni v kadrovski službi. Delavec ima tudi sam pravico do vpogleda v svojo kadrovsko mapo in do popravka netočnih podatkov.
Varnostne zahteve za datoteko
Poleg tega je pomembno upoštevati, da AVG nalaga zahteve glede digitalnega ali papirnatega shranjevanja osebnih datotek. Kot delodajalec ste dolžni sprejeti ukrepe za varovanje zasebnosti zaposlenih. Datoteka mora biti zato zaščitena pred kibernetsko kriminaliteto, nepooblaščenim dostopom, spreminjanjem ali brisanjem.
- Obdobje hrambe osebnih datotek
AVG navaja, da se lahko osebni podatki hranijo omejeno obdobje. Za nekatere podatke velja zakonsko določeno obdobje hrambe. Za ostale podatke je delodajalec dolžan določiti roke za izbris ali občasno preverjanje točnosti podatkov. AVG navaja, da je treba sprejeti razumne ukrepe za zagotovitev, da se netočni podatki hranijo v datoteki.
Želite izvedeti več o obdobjih hrambe osebnih datotek? Potem preberite naš blog obdobja hrambe datotek zaposlenih.
Ali vaša osebna datoteka izpolnjuje zgoraj navedene zahteve? Potem je verjetno, da je združljiv s standardom AVG.
Če imate po branju tega bloga še vedno vprašanja o osebni datoteki ali o programu AVG, se obrnite na nas. Naš zaposlitveni odvetniki z veseljem vam bomo pomagali!