Delodajalci sčasoma obdelajo veliko podatkov o svojih zaposlenih. Vsi ti podatki so shranjeni v kadrovski mapi. Ta datoteka vsebuje pomembne osebne podatke in zato je bistveno, da je to narejeno varno in pravilno. Kako dolgo lahko delodajalci hranijo te podatke (ali v nekaterih primerih zahtevajo)? V tem spletnem dnevniku lahko preberete več o zakonitem obdobju hrambe osebnih datotek in o tem, kako ravnati s tem.
Kaj je osebna mapa?
Kot že omenjeno, ima delodajalec pogosto opravka s kadrovskimi podatki svojih zaposlenih. Te podatke je treba ustrezno shraniti in nato uničiti. To se naredi prek osebne datoteke. To vključuje podatke o imenu in naslovu zaposlenega(-ev), pogodbe o zaposlitvi, poročila o uspešnosti itd. Ti podatki morajo izpolnjevati zahteve po predpisih AVG in jih je treba hraniti določeno obdobje.
(Če želite vedeti, ali vaša osebna datoteka izpolnjuje zahteve AVG, si oglejte naš kontrolni seznam osebne datoteke AVG tukaj)
Hramba podatkov o zaposlenih
AVG ne določa posebnih obdobij hrambe osebnih podatkov. Nedvoumnega odgovora na rok hrambe kadrovske mape ni, saj je sestavljena iz različnih vrst (osebnih) podatkov. Za vsako kategorijo podatkov velja različno obdobje hrambe. Vpliva tudi na to, ali je oseba še vedno zaposlena ali je zapustila zaposlitev.
Kategorije obdobij hrambe
Kot je navedeno zgoraj, obstajajo različna obdobja hrambe, povezana s hrambo osebnih podatkov v osebni mapi. Upoštevati je treba dva kriterija, in sicer ali je zaposleni še vedno zaposlen ali je zapustil delovno razmerje. V nadaljevanju je razvidno, kdaj je treba določene podatke uničiti oziroma obdržati.
Trenutna osebna datoteka
Za podatke v trenutni kadrovski mapi zaposlenega, ki je še zaposlen, niso določeni določeni roki hrambe. AVG delodajalcem nalaga samo obveznost, da posodablja osebne datoteke. To pomeni, da je delodajalec sam dolžan določiti rok za periodični pregled kadrovskih map in uničenje zastarelih podatkov.
Podrobnosti prijave
Podatke o prijavi, ki se nanašajo na kandidata, ki ni zaposlen, je treba uničiti v največ 4 tednih po zaključku postopka prijave. Pod to kategorijo spadajo podatki, kot so motivacijsko ali prijavno pismo, življenjepis, izjava o vedenju, korespondenca s prijaviteljem. S soglasjem prosilca je možno podatke hraniti približno 1 leto.
Postopek reintegracije
Ko zaposleni zaključi postopek ponovne vključitve in se vrne na svoje delovno mesto, velja najdaljše obdobje zadrževanja 2 leti po zaključku ponovne vključitve. Izjema je, ko je delodajalec samozavarovanec. V tem primeru velja obdobje hrambe 5 let.
Največ 2 leti po prenehanju zaposlitve
Po prenehanju delovnega razmerja delavca velja za večino (osebnih) podatkov v kadrovski mapi rok hrambe do 2 leti.
Ta kategorija vključuje:
- Pogodbe o zaposlitvi in njihove spremembe;
- Korespondenca v zvezi z odstopom;
- Poročila o ocenah in pregledih uspešnosti;
- Dopisovanje v zvezi z napredovanjem/degradacijo;
- Korespondenca o bolezni UWV in zdravnika podjetja;
- Poročila v zvezi z Gatekeeper Improvement Act;
- Pogodbe o članstvu v svetu delavcev;
- Kopija potrdila.
Najmanj 5 let po prenehanju zaposlitve
Določeni osebni podatki se hranijo 5-letno. Delodajalec je torej dolžan te podatke hraniti še 5 let po prenehanju delovnega razmerja delavca. To so naslednji podatki:
- Obračuni davka na izplačane plače;
- Kopija osebnega dokumenta zaposlenega;
- Podatki o narodnosti in poreklu;
- Podatki v zvezi z davki na izplačane plače.
Te podatke je zato treba hraniti najmanj pet let, tudi če se nadomestijo z novimi navedbami v kadrovski mapi.
Najmanj 7 let po prenehanju zaposlitve
Poleg tega ima delodajalec tudi tako imenovano „obveznost zadrževanja davka“. Ta delodajalca zavezuje k vodenju vseh osnovnih evidenc za obdobje 7 let. To torej vključuje osnovne podatke, zaplembe plač, evidenco plač in dogovore o plačah.
Poteklo obdobje hrambe?
Ko poteče najdaljši rok hrambe podatkov iz kadrovske mape, jih delodajalec ne sme več uporabljati. Te podatke je treba nato uničiti.
Ko se izteče minimalno obdobje hrambe, delodajalec lahko uničiti te podatke. Izjema velja, ko je potekel minimalni rok hrambe in zaposleni zahteva uničenje podatkov.
Ali imate vprašanja o obdobjih hrambe osebnih datotek ali obdobjih hrambe drugih podatkov? Če je tako, nas kontaktirajte. Naš zaposlitveni odvetniki z veseljem vam bomo pomagali!