Skladnost s predpisi na Nizozemskem: katera pravila zavezujejo vaše podjetje?

Pravna skladnost pomeni, da vaše podjetje spoštuje vsa pravila, ki ga zavezujejo: nizozemske zakone, neposredno veljavne predpise EU, pogoje dovoljenj in licenc, kolektivne pogodbe in interne politike, ki ste jih sami sprejeli. Za podjetje na Nizozemskem ta pravila spadajo v omejeno število področij, vsako s svojim nadzornikom, vendar jih lahko upravljate šele, ko veste, katera področja veljajo za vas in kdo jih izvaja.

Glavna področja so zaposlovanje, varstvo podatkov in kibernetska varnost, davčno in finančno poročanje, preprečevanje pranja denarja in sankcije, konkurenčno in potrošniško pravo, okolje in varnost izdelkov, korporativno gospodinjstvo in sektorske licence. Spodaj pojasnjujemo, kaj zahteva vsako področje, kateri organ ga nadzoruje, kakšni so stroški neskladnosti in kako sestaviti program, za katerega lahko dokažete, da deluje.

Kakšna je razlika med zakonsko in regulativno skladnostjo?

Pravna skladnost je splošna dolžnost spoštovanja zakona, ki velja za vse. Skladnost z regulativnimi predpisi je ožji nabor obveznosti, ki jih imenovani nadzornik spremlja in uveljavlja v določenem sektorju ali pri določenem tveganju.

Pravna skladnost zajema nizozemski civilni zakonik (Burgerlijk Wetboek, BW), davčno zakonodajo, delovno pravo, kazensko pravo in splošna pravila o okolju in osebnih podatkih. Določa minimalni standard in velja ne glede na to, ali kdo preverja ali ne.

Skladnost s predpisi velja na primer za plačilno institucijo v skladu z Zakonom o finančnem nadzoru (Wet op het financieel toezicht, Wft), bolnišnico pod okriljem inšpektorata za zdravstveno varstvo, podjetje, ki upravlja objekt v skladu z okoljskim in gradbenim dovoljenjem (omgevingsvergunning), ali prireditelja iger na srečo v skladu z Zakonom o stavah in igrah na srečo (Wet op de kansspelen). Tipične značilnosti so licenca ali registracija, stalna dolžnost poročanja, pooblastila za inšpekcijski pregled in upravne sankcije, kot je odredba, za katero je določena denarna kazen (last onder dwangsom) ali upravna globa (bestuurlijke boete).

Zakaj je razlikovanje pomembno v praksi

Obe se izvršujeta na različne načine in z različnim tempom. Kršitev splošnega prava se običajno razkrije v sporu, zahtevku ali kazenski preiskavi, o kateri odloči sodišče. Kršitev regulativnega pravila se razkrije v inšpekcijskem pregledu ali obveznem poročilu in se obravnava upravno, pogosto veliko preden se vključi sodišče.

Bodite previdni pri okvirih iz drugih jurisdikcij. Ameriški zakon Sarbanes-Oxley in sektorski kodeksi, napisani za ameriški trg, nimajo pravne veljave na Nizozemskem, ne glede na to, kako pogosto se pojavljajo v programski opremi za skladnost. Nizozemsko podjetje zavezuje nizozemska in zakonodaja EU ter pogodbeni standardi, s katerimi ste se dogovorili, kot so pravilnik plačilne sheme ali zahteve stranke glede revizije.

Od kod izvirajo vaše obveznosti: od zunaj ali od znotraj?

Zunanja skladnost zajema pravila, ki vam jih nalagajo od zunaj; notranja skladnost pa pravila, ki si jih sami postavite. Oboje šteje, saj notranje pravilo, ko je sprejeto, postane standard, po katerem sodišče ali nadzornik ocenjuje vaše ravnanje.

Notranja pravila vključujejo kodeks ravnanja, matriko odobritve izdatkov, politiko daril in pogostitve, kodeks dobaviteljev in standarde kakovosti, ki presegajo zakonsko določene minimume. So prostovoljnega izvora, vendar ne veljajo. Ko je notranje pravilo sporočeno, lahko postane del delovnega razmerja in je merilo za odpoved zaradi kršitve pravil podjetja.

Nizozemska in zakonodaja EU vse bolj zahtevata, da lahko dokažete, da ste se organizirali za skladnost s predpisi. Primeri so načelo odgovornosti v GDPR, dolžnost vzdrževanja dobre upravne organizacije in notranjega nadzora pri finančnem nadzoru ter popis in ocena tveganj v skladu z zakonodajo o delovnih pogojih. Dokumentacija je torej dokaz, ne birokracija. Pojasnjuje tudi, zakaj skladnost s predpisi potrebuje lastnika z opredeljenimi odgovornostmi na ravni upravnega odbora.

Kaj zahteva skladnost z delovnimi predpisi?

Delovno pravo je obvezujoče: ne morete se ga odpovedati v škodo zaposlenega. Večina podjetij najprej izpolnjuje zahteve na tem področju, in sicer s pravili o odpovedi, delovnem času, minimalni plači ter zdravju in varnosti.

Zakon o odpovedi je opredeljen v 7. knjigi nizozemskega civilnega zakonika. Gre za zaprt sistem: delodajalec potrebuje enega od zakonskih razlogov iz člena 7:669 BW in mora slediti pravilni poti. Odpoved iz ekonomskih razlogov in po dveh letih bolezni se izvede prek Agencije za zavarovanje zaposlenih (UWV). Odpoved iz osebnih razlogov, kot so slaba uspešnost, moteno delovno razmerje ali krivdno ravnanje, se izvede prek okrožnega sodišča (kantonrechter). Odpoved z medsebojnim soglasjem se zabeleži v sporazumu o poravnavi (vaststellingsovereenkomst), ki ga lahko delavec prekliče v 14 dneh v skladu s členom 7:670b BW.

Okoli tega jedra se skrivajo tri nadaljnje ureditve. Zakon o delovnem času (Arbeidstijdenwet) omejuje delovni čas in čas počitka. Zakon o minimalni plači in minimalnem dopustu (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) je od 1. januarja 2024 določil zakonsko določeno minimalno plačo na uro, ki se prilagaja dvakrat letno. Zakon o delovnih pogojih (Arbeidsomstandighedenwet) zahteva pisni popis in oceno tveganj (risico-inventarisatie en -evaluatie, RI&E) z akcijskim načrtom. Ta dokument je običajno prva stvar, ki jo zahteva nizozemski organ za delo (Nederlandse Arbeidsinspectie).

Če zaposlujete državljane izven EGP, velja Zakon o zaposlovanju tujcev (Wet arbeid vreemdelingen). Potrebujete delovno dovoljenje ali enotno dovoljenje za delo in prebivanje ter morate preveriti in kopirati osebni dokument zaposlenega. Delovna agencija to izvršuje z upravnimi globami.

Dva dogodka, ki ju je treba vključiti v svoj načrt

Delodajalci s 50 ali več zaposlenimi morajo imeti notranji postopek poročanja, ki izpolnjuje zahteve Zakona o zaščiti prijaviteljev nepravilnosti (Wet bescherming klokkenluiders). Nizozemski organ za prijavo nepravilnosti (Huis voor Klokkenluiders) je eden od zunanjih kanalov, na katerega se lahko zaposleni obrnejo.

Podjetja, ki dajejo delavce na voljo tretjim osebam, se morajo pripraviti na Zakon o sprejemu posrednikov dela (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, Wtta). Zakon začne veljati 1. januarja 2027, nizozemski organ za delo pa bo zahtevo glede sprejemu uveljavljal od 1. januarja 2028. Novi nizozemski organ za trg dela (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt) ocenjuje vloge za sprejem. Prizadeti so tudi najemniki, saj bo prepovedano uporabljati dobavitelja, ki ni bil sprejet.

Kaj zahtevata varstvo podatkov in kibernetska varnost?

Če obdelujete osebne podatke, velja GDPR in morate biti sposobni dokazati, da je vaša obdelava zakonita. Če delujete v sektorju, ki ga zajema Zakon o kibernetski varnosti (Cyberbeveiligingswet), imate tudi dolžnost skrbnega ravnanja in dolžnost poročanja o incidentih.

GDPR (v nizozemščini: Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) dopolnjuje nizozemski zakon o izvajanju GDPR (Uitvoeringswet AVG). Nadzornik je nizozemski organ za varstvo podatkov (Autoriteit Persoonsgegevens, AP). Ni splošne dolžnosti registracije pri AP pred obdelavo osebnih podatkov. Namesto tega GDPR zahteva odgovornost.

V praksi to pomeni pravno podlago za vsako obdelavo, evidenco dejavnosti obdelave, jasne informacije o zasebnosti, delujoče postopke za dostop, popravek in izbris ter sporazum o obdelavi z vsakim obdelovalcem. Potrebujete tudi dokumentirano oceno prenosov zunaj EGP, ustrezne varnostne ukrepe in oceno vpliva na varstvo podatkov, kadar je verjetno, da bo obdelava povzročila veliko tveganje.

V skladu s 33. členom GDPR morate o kršitvi varnosti osebnih podatkov obvestiti AP v 72 urah po tem, ko ste zanjo izvedeli, razen če ni verjetno, da bi kršitev povzročila tveganje za posameznike. V skladu s 34. členom GDPR morate prizadete osebe obvestiti tudi, če je tveganje veliko. Opustitev obveščanja se lahko kaznuje z globo do 10 milijonov EUR ali 2 % svetovnega letnega prometa. Najvišje globe v skladu z GDPR, na primer za obdelavo brez zakonite podlage, znašajo do 20 milijonov EUR ali 4 % svetovnega letnega prometa, kar je višje.

Kibernetska varnost v skladu z zakonom o kibernetskih varnostnih ukrepih

Zakon o kibernetski varnosti, ki izvaja direktivo EU NIS2, se uporablja od 15. avgusta 2026. Zajema bistvene in pomembne subjekte v določenih sektorjih. Ti se morajo registrirati pri Nacionalnem centru za kibernetsko varnost (NCSC) in izpolnjevati dolžnost skrbnosti, ki zajema obvladovanje tveganj, varnost dobavne verige, ravnanje z incidenti in neprekinjeno poslovanje. Za to je odgovorno vodstvo.

Pomembne incidente je treba prijaviti v dveh fazah: zgodnje opozorilo v 24 urah in popolnejše obvestilo v 72 urah. Nadzor je razdeljen med sektorske nadzornike, pri čemer nizozemski organ za digitalno infrastrukturo (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, RDI) pokriva digitalno infrastrukturo in ponudnike digitalnih storitev. Začnite s preverjanjem, ali spadate v področje uporabe. O tem odločata velikost in sektor, ne vaše lastno mnenje o tem, kako kritični ste.

umetna inteligenca

V skladu z zakonom EU o umetni inteligenci že veljajo prepovedi prepovedanih praks, obveznosti za modele umetne inteligence za splošno uporabo in dolžnosti preglednosti za sisteme, ki komunicirajo z ljudmi ali ustvarjajo sintetično vsebino. Režim visokega tveganja je bil z digitalnim omnibus paketom preložen: do 2. decembra 2027 za sisteme, navedene v Prilogi III, in do 2. avgusta 2028 za umetno inteligenco v izdelkih, zajetih v Prilogi I. Predlagana direktiva o odgovornosti za umetno inteligenco je bila umaknjena, zato se odgovornost za škodo, ki jo povzroči umetna inteligenca, ocenjuje v skladu z običajnimi nizozemskimi pravili o odškodninski odgovornosti, odgovornosti za izdelke in pogodbah.

Katere davčne, poročevalske in preprečevalne dolžnosti veljajo?

Vsako podjetje ima davčne obveznosti in kot poslovno podjetje ali nevladna organizacija tudi dolžnost predložitve letnih računovodskih izkazov. Dolžnosti preprečevanja pranja denarja veljajo le za določene institucije, vendar je ta skupina širša, kot si večina ljudi misli.

Glede na vašo pravno obliko plačujete davek od dohodkov pravnih oseb ali dohodnino ter DDV ter odtegnete in plačate davke od plač za svoje zaposlene. Za vse to skrbi davčna in carinska uprava (Belastingdienst). Dolžnost je tako postopkovna kot vsebinska: pravilne in pravočasne napovedi, popolne evidence in upravljanje, ki ga je mogoče revidirati. Poslovne evidence morate hraniti sedem let, podatke o nepremičninah pa deset let.

Law & More ne svetuje glede davčnega strukturiranja. Za vaš materialni davčni položaj potrebujete davčnega svetovalca. Smiselna delitev dela je, da davčni svetovalec določi položaj, odvetnik pa se ukvarja s posledicami, če pride do spora ali preiskave.

Letni računovodski izkazi

BV ali NV mora pripraviti, sprejeti in vložiti svoje letne računovodske izkaze pri Gospodarski zbornici (Kamer van Koophandel, KvK) najkasneje dvanajst mesecev po koncu poslovnega leta. Zamuda z vložitvijo je več kot le formalnost. Gre za gospodarski prekršek, v kasnejšem stečaju pa pomeni, da se za direktorje v skladu s členom 2:248 BW šteje, da so svoje dolžnosti nepravilno opravljali. Zakon nato domneva, da je bil to pomemben vzrok za stečaj, zato lahko direktorji postanejo osebno odgovorni za primanjkljaj. Družbe, ki kotirajo na borzi, imajo dodatne dolžnosti poročanja in razkritja, ki jih nadzoruje nizozemski organ za finančne trge (Autoriteit Financiële Markten, AFM).

Preprečevanje pranja denarja

Zakon o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wwft) se uporablja za določene institucije. Mednje spadajo banke, zavarovalnice in plačilne institucije, pa tudi računovodje, davčni svetovalci, notarji civilnega prava, odvetniki za določene storitve, nepremičninski posredniki, skrbniške pisarne, ponudniki kripto storitev in trgovci, ki sprejemajo velika gotovinska plačila.

Njihove naloge so skrbni pregled strank na podlagi tveganja, identifikacija in preverjanje končnega dejanskega lastnika (ki ima več kot 25 % deleža), stalno spremljanje in poročanje o nenavadnih transakcijah Finančni obveščevalni enoti (FIU-Nederland). Nizozemski sistem zahteva poročanje o nenavadnih transakcijah, ne le o sumljivih, kar je namerno nižji prag. Nadzor je razdeljen med De Nederlandsche Bank (DNB), AFM, nadzorni urad Wwft pri davčnih organih (Bureau Toezicht Wwft) in strokovna združenja.

Pranje denarja je samo po sebi kaznivo dejanje v skladu s členi 420bis do 420quater nizozemskega kazenskega zakonika (Wetboek van Strafrecht, Sr); Wwft nalaga le preventivne naloge. Naš vodnik o pranju denarja na Nizozemskem pojasnjuje, kako se oba pojma ujemata. Če vaše podjetje upravlja z digitalnimi sredstvi, preberite tudi našo opombo o tveganjih skladnosti s kriptovalutami.

Sankcije

Skladnost s sankcijami se pogosto zamenjuje s preprečevanjem pranja denarja, vendar zavezuje vsa podjetja, ne le določene institucije, in ni izjeme na podlagi tveganja. Če trgujete čezmejno, si oglejte naš vodnik o skladnosti s sankcijami na Nizozemskem . Zajema pregledovanje, test lastništva in nadzora ter dolžnosti poročanja v skladu z Zakonom o sankcijah iz leta 1977 (Sanctiewet 1977).

Kaj zahtevajo pravo konkurence, potrošniško in pogodbeno pravo?

S konkurenti se ne smete dogovarjati o cenah ali trgih in ne smete zlorabljati prevladujočega položaja. Če prodajate potrošnikom, morate upoštevati tudi pravila o varstvu potrošnikov iz 6. in 7. knjige nizozemskega civilnega zakonika.

Zakon o konkurenci (Mededingingswet) odraža pravo EU o konkurenci. Prepoveduje sporazume in usklajena ravnanja, ki omejujejo konkurenco, in zlorabo prevladujočega položaja. Organ za potrošnike in trge (Autoriteit Consument en Markt, ACM) uveljavlja oboje, s pooblastili, ki vključujejo nenapovedane inšpekcijske preglede poslovnih prostorov in digitalnih podatkov.

Resnična tveganja so izmenjava informacij znotraj trgovinskega združenja, dogovori o cenah ali ozemlju med distributerji, sporazumi o prepovedi prisvajanja med delodajalci in ohranjanje prodajnih cen, predstavljenih kot priporočena cena. Globe temeljijo na prometu, direktorji pa so lahko osebno kaznovani za navodila ali vodenje kršitve.

ACM izvršuje tudi pravo varstva potrošnikov. Pravila o prodaji na daljavo, predpogodbenih informacijah, 14-dnevni pravici do odstopa od pogodbe, nepoštenih poslovnih praksah in nerazumno obremenjujočih splošnih pogojih veljajo za vsako podjetje, ki prodaja potrošnikom. Izvršujejo se zasebno, ker lahko potrošnik prekliče nepošten pogoj, in javno, ker lahko ACM naloži globe. ACM nadzoruje tudi trge energije, telekomunikacij, pošte in prometa. Odkar je 1. januarja 2026 začel veljati Zakon o energetiki (Energiewet), uporablja ta zakon namesto Zakona o električni energiji iz leta 1998 in Zakona o plinu.

Skladnost s pogodbo

Skladnost s pogodbo je področje, ki povzroča največ sporov. V skladu s členom 6:234 BW morate svoje splošne pogoje poslovanja predložiti pred ali ob sklenitvi pogodbe; sicer lahko druga stranka klavzule razveljavi. Zakonski roki tečejo ne glede na to, ali jih kdo spremlja ali ne. Kupec se mora pritožiti v razumnem roku po odkritju napake, zastaralni rok pa se prekine le s pisnim obvestilom, v katerem si jasno pridržujete pravico do izpolnitve.

Dnevnik pogodbenih in zakonskih rokov je torej orodje za skladnost s predpisi in ne pravna podrobnost. Za ponavljajoče se težave na tem področju si oglejte naš pregled pogostih pravnih vprašanj podjetij.

Katera okoljska in proizvodna pravila veljajo za vas?

Dejavnosti, ki vplivajo na fizično okolje, spadajo pod Zakon o okolju in načrtovanju (Omgevingswet), bodisi v skladu s splošnimi pravili bodisi v skladu z dovoljenjem. Izdelki, ki jih dajete na trg EU, morajo izpolnjevati zakonodajo EU o izdelkih.

Zakon Omgevingswet se uporablja od 1. januarja 2024. Združil je prejšnje zakone o načrtovanju, gradnji in okolju v en sam sistem. Pristojni organi so občine, pokrajine in organi za vodo, regionalne okoljske službe (omgevingsdiensten) pa izvajajo večino inšpekcijskih pregledov in izvrševanja. Če vaše podjetje ravna z odpadki, jih izpušča v vodo, izpušča v zrak, skladišči nevarne snovi ali upravlja energetsko intenzivne naprave, predpostavite, da spadate na področje uporabe, in preverite pravila.

Skladnost izdelkov v veliki meri določa EU. Da bi izdelek lahko bil dan na trg EU, mora izpolnjevati veljavno usklajeno zakonodajo, imeti oznako CE, kjer je to potrebno, biti podprt s tehnično dokumentacijo in imeti odgovornega gospodarskega subjekta s sedežem v EU. Nizozemski organ za varnost hrane in potrošniških izdelkov (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, NVWA) nadzoruje higieno živil, označevanje in sledljivost ter varnost potrošniških izdelkov, igrač in nekaterih drugih izdelkov. Inšpektorat za človeško okolje in promet (Inspectie Leefomgeving en Transport, ILT) nadzoruje prevoz, pošiljke odpadkov, nastanitev in infrastrukturo.

Poročanje o trajnostnem razvoju in skrbni pregled

EU je s svežnjem Omnibus I, Direktivo (EU) 2026/470, zožila pravila o trajnosti. Direktiva o skrbnem pregledu (CSDDD) se od 26. julija 2029 uporablja le za zelo velika podjetja; države članice jo morajo prenesti v nacionalno zakonodajo do 26. julija 2028. Usklajena ureditev civilne odgovornosti EU je bila odpravljena, globe pa so omejene na 3 % svetovnega čistega prometa. Obseg poročanja o trajnosti (CSRD) je bil prav tako zmanjšan na največja podjetja. Nizozemska še vedno dohiteva, zato preverite trenutno stanje, preden se zanesete na starejši vir.

Katere dolžnosti in licence za gospodinjsko delo v podjetjih veljajo?

Vsaka nizozemska pravna oseba mora vzdrževati veljavno registracijo pri Gospodarski zbornici in registrirati svoje končne dejanske lastnike. Če je za vstop na vaš trg potrebno dovoljenje, so pogoji dovoljenja med vašimi najpomembnejšimi obveznostmi.

V poslovnem registru (Handelsregister) morajo biti navedeni vaši trenutni direktorji, pooblaščeni podpisniki in registrirani naslov. Zastarel register omogoča, da se nekdanji direktor tretjim osebam predstavi kot še vedno pooblaščen. Končni dejanski lastniki morajo biti vpisani v register dejanskih lastnikov, ki ga vodi Gospodarska zbornica. Javni dostop do tega registra je bil zaprt po sodbi Sodišča EU z dne 22. novembra 2022, vendar dolžnost registracije ostaja nespremenjena. Pristojni organi in v določenih okoliščinah institucije Wwft imajo še vedno dostop.

Korporativno upravljanje dodaja še eno plast. V skladu s členom 2:239 BW (za BV) morajo direktorji delovati v interesu družbe in njenega poslovanja. Direktor z navzkrižjem interesov ne sme sodelovati pri odločanju. Ureditev za velika podjetja (structuurregime) in Zakon o svetih delavcev (Wet op de ondernemingsraden) uvajata svoje zahteve glede posvetovanja in odobritve.

Sektorske licence so na prvem mestu. Za finančne storitve je potrebna licenca v skladu z zakonom Wft, ki jo izda DNB ali AFM. Za igre na srečo je potrebna licenca nizozemskega organa za igre na srečo (Kansspelautoriteit). Ponudniki zdravstvenih storitev so odgovorni inšpektoratu za zdravje in varstvo mladine (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, IGJ), za tarife in tržno ravnanje pa nizozemskemu organu za zdravstveno varstvo (Nederlandse Zorgautoriteit, NZa). Varstvo otrok, zasebno varovanje, taksi prevoz, predelava odpadkov in strelno orožje imajo svoje ureditve. Kršitev pogojev licence ogroža samo licenco, ne le vaše finance.

Kdo kaj uveljavlja?

Skladnost postane obvladljiva, ko lahko poimenujete avtoriteto, ki stoji za vsako obveznostjo. To je delovni načrt za večino podjetij:

• Nizozemski organ za varstvo podatkov (AP): GDPR, obvestila o kršitvah varnosti podatkov in pritožbe posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.
• Nizozemski organ za delo: delovni pogoji, delovni čas, minimalna plača, zaposlovanje tujih državljanov in izkoriščanje delovne sile.
• Organ za potrošnike in trge (ACM): konkurenca, varstvo potrošnikov in regulirani trgi energije, telekomunikacij, pošte in prometa.
• De Nederlandsche Bank in AFM: nadzor finančnih podjetij v okviru Wft in nadzor Wwft nad institucijami, ki so jim dodeljene.
• Davčna in carinska uprava, vključno z uradom Bureau Toezicht Wwft: davčne napovedi in plačila, vodenje evidenc in nadzor nad trgovci in posredniki za preprečevanje pranja denarja.
• FIU-Nederland: prejema poročila o nenavadnih transakcijah in odloča, katere so razglašene za sumljive ter jih posreduje preiskovalnim organom.
• NVWA: varnost hrane, varnost izdelkov, označevanje in dobrobit živali.
• ILT: promet, pošiljke odpadkov, voda in stanovanja.
• Občine, pokrajine in okoljske službe: dovoljenja in izvrševanje v skladu z zakonom Omgevingswet.
• RDI in sektorski nadzorniki kibernetske varnosti: dolžnost skrbnega ravnanja in poročanja o incidentih v skladu z zakonom o kibernetski varnosti.
• Carina (Douane) in Centralni urad za uvoz in izvoz (CDIU): carina, nadzor izvoza, dovoljenja za dvojno rabo in sankcije na meji.
• Sektorski regulatorji: Kansspelautoriteit, IGJ in NZa ter od leta 2027 Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt za posrednike dela.

Za vsemi temi se skriva kazenska pot. Zakon o gospodarskih prekrških (Wet op de economische delicten, WED) kršitve številnih regulativnih aktov spreminja v gospodarska kazniva dejanja. Preiskuje jih Služba za davčne obveščevalne dejavnosti in preiskave (FIOD) ali pristojni inšpektorat, preganja pa specializirani urad državnega tožilstva (Functioneel Parket). Tako upravni problem postane kazenski in zato je vaš odgovor na prvo zahtevo nadrejenega po informacijah pravna odločitev, ne pa operativna.

Koliko stane neskladnost?

Globa je vidni strošek, a le redko največji. Izguba licence, osebna odgovornost direktorjev in komercialna škoda običajno tehtajo več.

Najvišje globe so visoke: do 20 milijonov EUR ali 4 % svetovnega prometa v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov, globe na podlagi prometa v pravu konkurence in kategorije glob v skladu z zakonom WED, ki se povečujejo z resnostjo prekrška.

Drugi strošek je izguba dovoljenja za delovanje. Nadzornik lahko začasno odvzame ali odvzame licenco, izda odredbo, za katero je določena denarna kazen, ki velja, dokler je ne izpolnite, zapre prostore ali prepove dajanje izdelka na trg. Za regulirano podjetje je to lahko eksistenčno. Vložitev ugovora ali pritožbe ne zadrži takšne odločitve; za to morate zaprositi sodnika za predhodno odločanje (voorzieningenrechter) za začasni ukrep.

Tretji strošek je oseben. Direktorji so lahko odgovorni družbi za nepravilno opravljanje svojih dolžnosti v skladu s členom 2:9 BW, tretjim osebam za nezakonita dejanja in stečajni masi, če računovodski izkazi niso bili vloženi ali je bilo upravljanje neustrezno. V skladu s členom 51 Sr se lahko prekršek, ki ga stori družba, preganja tudi zoper osebe, ki so dale navodilo ali dejansko vodile prepovedano ravnanje. Vaša datoteka o skladnosti nato postane dokaz tako o posameznikih kot o družbi.

Četrti strošek je komercialni. Banke pregledajo odnose, zavarovalnice zvišajo premije ali umaknejo kritje, razpisi zahtevajo izjave, ki jih ne morete več dajati, stranke uveljavljajo pravice do revizije in odpovedi, kupci vašega podjetja pa zahtevajo znižanje cen ali odškodnine. Kot pojasnjuje naša opomba o tem , kako ostati korak pred korporativno skladnostjo , je ohranjanje ažurnosti veliko cenejše od popravljanja škode pod nadzorom.

Kako sestavite program skladnosti, ki ga lahko dokažete?

Začnite z registrom svojih obveznosti, ocenite tveganja, v svoje procese vgradite kontrole in hranite dokazila o njihovem delovanju. Nadzornik bo preveril, kaj ste storili, ne pa kaj piše v vaši politiki.

Register obveznosti je enoten seznam vsega, kar zavezuje vaše podjetje, organiziran po zgoraj navedenih področjih. Za vsako obveznost beleži vir, nadrejenega, notranjega lastnika in dokazila, ki kažejo na vaše izpolnjevanje obveznosti.

Ocenite tveganja

Vsako obveznost ocenite glede na verjetnost neizpolnitve in resnost njenih posledic. Resnost ni le finančna: ogroženo dovoljenje je višje kot večja globa. Osredotočite svoje kontrole tam, kjer je ocena najvišja, in zabeležite svojo utemeljitev.

V svoje procese vgradite kontrole

Kontrole delujejo najbolje, ko se ne da bi si jih kdo zapomnil. Primeri so korak preverjanja sankcij pri sprejemu naročil, obvezno polje za pravno podlago v vašem trženjskem orodju, odobritev plačil nad določenim zneskom na štiri oči in samodejni opomnik za datume podaljšanja dovoljenj. Usposobite ljudi, ki sprejemajo ustrezne odločitve, kot so prodaja za sankcije in kadrovska služba za zaposlovanje, ter beležite prisotnost. Vsaki kontroli dodelite lastnika s pooblastili in proračunom za njeno delovanje, ki poroča članu upravnega odbora, ki je odgovoren za celoto.

Spremljajte in hranite dokaze

Določite urnik za interne preglede, vsaj enkrat letno sledite vzorcu transakcij od začetka do konca, beležite incidente in skorajšnje napake ter spremljajte, dokler vsaka težava ni odpravljena. Poročajte upravnemu odboru po določenem urniku, ne le, če gre kaj narobe.

Če se izkaže, da gre za kršitev, se zgodaj posvetujte o tem, ali prostovoljno razkritje izboljša vaš položaj. V nekaterih ureditvah to izboljša, vendar le, če se prijavite, preden nadzornik najde drug način.

Kaj lahko storimo za vas glede skladnosti z zakonodajo?

Naši odvetniki za skladnost s predpisi pomagajo podjetjem na Nizozemskem pri vzpostavitvi in ​​zaščiti skladnosti s predpisi. V praksi:

• Pripravite register obveznosti za vsako področje, z virom, nadzornikom in notranjim lastnikom za vsako obveznost.
• Pregledamo vašo dokumentacijo GDPR in vam pomagamo obvestiti AP o kršitvi podatkov v 72-urnem roku.
• Preverite, ali spadate na področje uporabe licence Cyberbeveiligingswet, licence Wwft ali sektorske licence.
• Pripravite svoj odgovor na zahtevo nadrejenega po informacijah in ocenite, ali vam prostovoljno razkritje pomaga.
• V šesttedenskem roku za ugovor sestavite mnenje (zienswijze) ali ugovor (bezwaar) zoper globo ali odredbo, za katero je določena denarna kazen.
• Ocenite osebno odgovornost svojih direktorjev v skladu s členoma 2:9 in 2:248 BW.

Povzetek

• Pravna skladnost zajema vsa pravila, ki zavezujejo vaše podjetje; skladnost s predpisi je del, ki ga izvaja imenovani nadzornik.
• Glavna področja so zaposlovanje, varstvo podatkov in kibernetska varnost, davki in poročanje, preprečevanje pranja denarja in sankcije, konkurenčno in potrošniško pravo, okolje in izdelki ter korporativno upravljanje.
• Vsako območje ima svojega nadzornika, WED pa lahko kršitev predpisov spremeni v kazenski postopek.
• Neupoštevanje predpisov vas lahko stane licence in vodi do osebne odgovornosti direktorjev, ne le do glob.
• Program deluje le, če ima lastnike, v procese vgrajene kontrole in dokaze, da delujejo.

Pogosta vprašanja