Vrste pravne skladnosti za podjetja na Nizozemskem

Pravna skladnost je obveznost spoštovanja vseh pravil, ki zavezujejo vaše podjetje: zakonov in kodeksov, neposredno veljavnih predpisov EU, pogojev dovoljenj in licenc, kolektivnih pogodb o delu ter notranjih politik, ki ste jih sami sprejeli. Za podjetje, ki posluje na Nizozemskem, so te obveznosti združene v omejeno število prepoznavnih področij, od katerih ima vsako svojega nadzornika: zaposlovanje, varstvo podatkov in kibernetska varnost, davčno in finančno poročanje, preprečevanje pranja denarja, pravo konkurence in varstvo potrošnikov, okolje in varnost izdelkov, korporativno upravljanje in licenciranje za posamezne sektorje. Bistvo je vedeti, katera področja veljajo za vas in kateri organ jih uveljavlja.

Ta članek predstavlja glavne vrste pravne skladnosti, s katerimi se srečuje nizozemsko podjetje, kaj vsaka od njih dejansko zahteva in kateri regulator bo potrkal na vaša vrata. Namerno gre za pregled in ne za priročnik: cilj je, da si lahko sami določite svoje obveznosti, vidite, kje so vaše vrzeli, in veste, s kom imate opravka, ko prejmete pismo.

Skladnost s predpisi in skladnost s predpisi: kakšna je razlika

Izraza se pogosto uporabljata kot sopomenki, razlikovanje pa je bolj uporabno, kot se zdi. Pravna skladnost je široka dolžnost spoštovanja zakona, ki velja za vse: Burgerlijk Wetboek, davčna zakonodaja, delovno pravo, kazensko pravo, splošna pravila o okolju in osebnih podatkih. Določa spodnjo mejo in velja ne glede na to, ali kdo opazuje ali ne.

Skladnost z regulativnimi predpisi je ožji sklop obveznosti, ki jih spremlja in izvršuje imenovani nadzornik, običajno v določenem sektorju ali pri določenem tveganju. Plačilna institucija v skladu z zakonom Wet op het financieel toezicht, bolnišnica pod zdravstvenim inšpektoratom, upravljavec objekta pod omgevingsvergunning in upravljavec iger na srečo pod zakonom Wet op de kansspelen so vsi zavezani skladnosti z regulativnimi predpisi v tem smislu. Njene značilnosti so licenca ali registracija, stalna dolžnost poročanja, pooblastila za inšpekcijski pregled in upravni izvršilni instrumenti, kot je odredba, za katero je določena denarna kazen (last onder dwangsom) ali upravna globa.

Praktična posledica je, da se oba izvrševata na različne načine in v različnih časovnih okvirih. Kršitev splošnega prava se običajno pokaže v sporu, zahtevku ali kazenski preiskavi in ​​jo reši sodišče. Kršitev regulativnega pravila se pokaže v inšpekcijskem pregledu ali obveznem poročilu in se reši upravno, pogosto veliko preden se vključi sodišče, in z veliko nižjim pragom za posredovanje. Ko načrtujete svoje obveznosti, si pri vsaki od njih zapišite, kateri način velja, saj to določa, koga je treba obvestiti, kako hitro se morate odzvati in ali imate opravka z nadrejenim, s katerim se morate po tem še naprej pogovarjati.

Pazite se uvoza okvirov, ki tukaj ne veljajo. Angloameriške referenčne točke, kot sta zakon Sarbanes-Oxley ali sektorski kodeksi, pripravljeni za trg Združenih držav, na Nizozemskem nimajo pravne veljave, ne glede na to, kako pogosto se pojavljajo v programski opremi za skladnost. Nizozemsko podjetje zavezuje nizozemska in evropska zakonodaja, dopolnjena s pogodbenimi standardi, s katerimi ste se strinjali, kot sta pravilnik o plačilnih shemah ali zahteva po reviziji strank.

Notranja in zunanja skladnost: dva vira obveznosti

Zunanja skladnost zajema vse, kar vam je naloženo od zunaj: zakonodajo, predpise EU, pogoje dovoljenj, kolektivne pogodbe, ki so razglašene za splošno zavezujoče, in pravila katere koli sheme, h kateri ste se pridružili. O teh pravilih se ne morete pogajati, posledice kršitve pa določi nekdo drug.

Notranja skladnost zajema pravila, ki si jih sami določite: kodeks ravnanja, matriko odobritve izdatkov, politiko daril in pogostitve, kodeks dobaviteljev, standarde kakovosti nad zakonsko določenim minimumom. Ta so prostovoljnega izvora, vendar ne veljajo. Ko je sprejeto in sporočeno, notranje pravilo oblikuje, kaj sodišče ali nadzornik šteje za razumno ravnanje vaše organizacije, lahko postane del delovnega razmerja in je merilo, po katerem se bo presojala odpoved zaradi kršitve pravil podjetja. Politika, ki je ne uveljavljate, je slabša kot nobena politika, saj dokazuje, da ste prepoznali tveganje in nato glede tega ničesar ne ukrepali.

Oboje se prepleta na način, ki je pomemben za odgovornost. Nizozemska in zakonodaja EU vse bolj zahtevata ne le, da upoštevate pravilo, temveč tudi, da lahko dokažete, da ste se organizirali za njegovo upoštevanje: načelo odgovornosti v GDPR, upravna organizacija in naloge notranjega nadzora pri finančnem nadzoru, popis in ocena tveganj v skladu z zakonodajo o delovnih pogojih. V vsakem primeru je notranji sistem zunanja obveznost. Zato dokumentacija ni birokracija, temveč dokaz, in zato funkcija skladnosti potrebuje jasnega lastnika z opredeljenimi odgovornostmi na ravni upravnega odbora in ne skupne mape.

Skladnost z zaposlovanjem in delovnim okoljem

Zaposlovanje je področje, kjer se večina nizozemskih podjetij najprej sreča s skladnostjo s predpisi, saj so pravila obvezna zakonodaja, ki je ni mogoče izogniti v škodo zaposlenih. Zakonodaja o odpovedi je zajeta v 7. knjigi Burgerlijk Wetboek, kot jo je preoblikoval Wet werk en zekerheid in Wet arbeidsmarkt in balans, in je zaprte narave: delodajalec potrebuje enega od zakonskih razlogov in potrebuje pravo pot. Odpuščanje iz poslovno-ekonomskih razlogov in odpoved po dolgotrajni nezmožnosti se obravnava prek UWV; osebni razlogi, kot so slaba uspešnost, moteno delovno razmerje ali krivdno ravnanje, pa se obravnavajo prek kantonskega sodišča. Odpoved pogodbe o zaposlitvi z medsebojnim soglasjem se zabeleži v vaststellingsovereenkomst (poravnalni sporazum), ki ga lahko zaposleni prekliče v zakonsko določenem roku za razmislek.

Okoli tega jedra se skrivajo pravila o delovnem času Arbeidstijdenwet, režim minimalne plače Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, ki je od leta 2024 izražen kot zakonsko določena minimalna urna postavka in jo dvakrat letno prilagaja Ministrstvo za socialne zadeve in delo, ter naloge glede zdravja in varnosti Arbeidsomstandighedenwet. Osrednja obveznost v okviru slednjega je risico-inventarisatie en -evaluatie: pisna ocena tveganj na delovnem mestu z načrtom ukrepanja, ki jo bo najprej zahteval nizozemski delovni inšpektorat (Nederlandse Arbeidsinspectie). Zaposlovanje državljanov držav zunaj EGP prinaša zahteve glede delovnega dovoljenja Wet, vključno z zahtevami glede delovnega dovoljenja ali kombiniranega dovoljenja in preverjanjem identitete, ki jih inšpektorat izvršuje z upravno globo.

Dva dogodka si zaslužita mesto v vsakem trenutnem načrtu za skladnost z zaposlovanjem. Delodajalci s petdesetimi ali več zaposlenimi morajo od uveljavitve zakona Wet bescherming klokkenluiders izvajati notranji postopek poročanja, ki izpolnjuje zakonske zahteve, pri čemer je zunanji kanal Huis voor Klokkenluiders. Podjetja, ki dajejo delavce na voljo tretjim osebam, se soočajo z zakonom Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten: registracija pri nizozemskem uradu za delo (Nederlandse Arbeidsautoriteit) traja od 1. novembra do 31. decembra 2026, zakon začne veljati 1. januarja 2027, izvrševanje pa sledi 1. januarja 2028. Ujeti so tako najemniki kot agencije, saj je prepovedano že samo najemanje nepooblaščenega dobavitelja.

Varstvo podatkov in skladnost s predpisi o kibernetski varnosti

Obdelavo osebnih podatkov ureja Splošna uredba o varstvu podatkov, v nizozemščini znana kot Algemene verordening gegevensbescherming, ki jo dopolnjuje Uitvoeringswet AVG. Regulator je Autoriteit Persoonsgegevens. Ni splošne dolžnosti registracije pri AP pred obdelavo osebnih podatkov; ta zahteva je izginila, ko je GDPR nadomestil stari sistem obveščanja. Nadomestila jo je odgovornost: na zahtevo morate biti sposobni dokazati, da je vaša obdelava zakonita.

Konkretno to pomeni pravno podlago za vsako obdelavo, evidenco dejavnosti obdelave, pregledne informacije o zasebnosti, delujoče postopke za dostop, popravek in izbris, sporazume o obdelavi z vsakim obdelovalcem, dokumentirano oceno prenosov zunaj Evropskega gospodarskega prostora, ustrezne tehnične in organizacijske varnostne ukrepe ter oceno vpliva na varstvo podatkov, kadar je verjetno, da bo obdelava povzročila veliko tveganje. O kršitvi varnosti osebnih podatkov je treba obvestiti organ za varstvo osebnih podatkov (Autoriteit Persoonsgegevens) v dvainsedemdesetih urah po tem, ko se zanjo izvede, razen če ni verjetno, da bo povzročila tveganje za posameznike, prizadete posameznike pa je treba tudi obvestiti, kadar je tveganje veliko. Najvišje globe v skladu z GDPR znašajo dvajset milijonov evrov ali štiri odstotke svetovnega letnega prometa, kar je višje.

Kibernetska varnost je zdaj ločeno področje skladnosti in ne le vidik varstva podatkov. Zakon o kibernetski varnosti (Cyberbeveiligingswet), ki izvaja direktivo NIS2, velja od 15. avgusta 2026. Velja za bistvene in pomembne subjekte v določenih sektorjih, zahteva registracijo pri Nacionalnem centru za kibernetsko varnost (Nationaal Cyber ​​Security Centrum) in nalaga dolžnost skrbnosti, ki zajema obvladovanje tveganj, varnost dobavne verige, ravnanje z incidenti in neprekinjeno poslovanje, podprto z odgovornostjo vodstva. Pomembne incidente je treba prijaviti v dvostopenjskem postopku: zgodnje opozorilo v štiriindvajsetih urah in popolnejše obvestilo v dvainsedemdesetih urah. Nadzor je razdeljen med sektorske nadzornike, pri čemer je za digitalno infrastrukturo in ponudnike digitalnih storitev odgovoren Rijksinspectie Digitale Infrastructuur. Prvo vprašanje, na katerega je treba odgovoriti, je preprosto, ali vaša organizacija spada v področje uporabe, saj to določata velikost in sektor, ne pa vaše lastno mnenje o tem, kako kritični ste.

Umetna inteligenca je bila dodana na isto polico. V skladu z zakonom EU o umetni inteligenci že veljajo prepovedi nesprejemljivih praks, obveznosti za modele umetne inteligence za splošno uporabo in dolžnosti preglednosti za sisteme, ki komunicirajo z ljudmi ali ustvarjajo sintetično vsebino. Režim visokega tveganja je bil z digitalnim omnibus paketom preložen na december 2027 za sisteme, navedene v Prilogi III, in na avgust 2028 za tiste, ki jih zajema Priloga I. Ločena direktiva o odgovornosti za umetno inteligenco je bila umaknjena, zato se odgovornost za škodo, povezano z umetno inteligenco, še naprej ocenjuje v skladu z običajnimi nizozemskimi pravili o odškodninski odgovornosti, odgovornosti za izdelke in pogodbah.

Skladnost s finančnimi, davčnimi in protipranjskimi predpisi

Vsako podjetje na Nizozemskem ima davčne obveznosti: davek od dohodkov pravnih oseb ali dohodnino, odvisno od pravne oblike, davek na dodano vrednost ter davke od plač, ki se odtegujejo in odvajajo za zaposlene. Belastingdienst upravlja vse to, dolžnost skladnosti pa je tako postopkovna kot vsebinska: pravilne in pravočasne napovedi, popolne evidence in upravljanje, ki ga je mogoče revidirati. Zakonsko določeno obdobje hrambe poslovnih evidenc je sedem let, za podatke o nepremičninah pa deset let. Naše podjetje ne svetuje glede davčnega strukturiranja; za vsebinsko davčno stališče potrebujete davčnega svetovalca, smiselna delitev dela pa je, da davčni svetovalec določi stališče, pravni svetovalec pa se ukvarja s posledicami, če pride do spora ali preiskave.

Finančno poročanje je obveznost prava gospodarskih družb v enaki meri kot računovodska obveznost. Poslovni subjekt ali nevladna družba mora pripraviti, sprejeti in vložiti letne računovodske izkaze pri Kamer van Koophandel najkasneje dvanajst mesecev po koncu poslovnega leta. Zamuda z vložitvijo ni formalnost: gre za gospodarski prekršek, v primeru poznejšega stečaja pa se šteje za nepravilno upravljanje in ustvarja domnevo, da je bila neizpolnitev pomemben vzrok za insolventnost, kar je mehanizem, s katerim direktorji postanejo osebno odgovorni za primanjkljaj. Družbe, katerih vrednostni papirji se trgujejo na reguliranem trgu, imajo dodatne dolžnosti poročanja in razkritja, ki jih nadzira Autoriteit Financiele Markten.

Skladnost s predpisi o preprečevanju pranja denarja v skladu z zakonom Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme velja le za določene institucije, vendar je ta seznam daljši, kot si večina ljudi predstavlja: banke, zavarovalnice in plačilne institucije, pa tudi računovodje, davčni svetovalci, notarji civilnega prava, odvetniki v določenih vlogah, nepremičninski posredniki, skrbniške pisarne, ponudniki kripto storitev in trgovci z blagom, ki prejemajo velika gotovinska plačila. Naloge so skrbni pregled strank, sorazmeren s tveganjem, identifikacija in preverjanje končnega dejanskega lastnika pri pragu petindvajsetih odstotkov, stalno spremljanje transakcij in poročanje o nenavadnih transakcijah nizozemskemu uradu FIU. Nizozemski sistem poroča o nenavadnih transakcijah, ne o sumljivih, kar je namerno nižji prag. Nadzor je razdeljen med nizozemsko banko De Nederlandsche Bank, organom za finančno svetovanje (Autoriteit Financiele Markten), uradom Toezicht Wwft pri davčni upravi in ​​strokovnimi organizacijami. Pranje denarja samo po sebi je kaznivo dejanje v skladu s členi 420bis do 420quater zakona Wetboek van Strafrecht; Wwft nalaga le preventivne naloge. Naš vodnik o pranju denarja na Nizozemskem opisuje, kako se oba ujemata, podjetja, ki upravljajo z digitalnimi sredstvi, pa bi morala prebrati tudi našo opombo o tveganjih skladnosti s kriptovalutami.

Skladnost s sankcijami je povezana s preprečevanjem pranja denarja in se z njim pogosto zamenjuje, čeprav zavezuje vse in ne le določenih institucij ter ne dopušča pristopa, ki bi temeljil na tveganju. Če vaše podjetje posluje čezmejno, si oglejte naš vodnik o skladnosti s sankcijami na Nizozemskem za pregled, test lastništva in nadzora ter dolžnosti poročanja v skladu s Sanctiewet 1977.

Konkurenca, potrošniki in skladnost s pogodbami

Zakon o konkurenci odraža pravo EU o konkurenci. Sporazumi in usklajena ravnanja, ki omejujejo konkurenco, so prepovedani, prav tako zloraba prevladujočega položaja, Agencija za potrošniške storitve na trgu (Autoriteit Consument en Markt) pa izvaja oboje s preiskovalnimi pooblastili, ki vključujejo nenapovedane inšpekcijske preglede poslovnih prostorov in digitalnih podatkov. Razkritja, ki razkrijejo običajna podjetja, so redko učbeniški karteli: gre za izmenjavo informacij v trgovinskem združenju, dogovore o cenah ali ozemlju med distributerji, dogovore o prepovedi preprodaje med delodajalci in vzdrževanje prodajnih cen, prikritih kot priporočena cena. Globe se izračunajo na podlagi prometa, direktorji pa se lahko osebno kaznujejo z globo zaradi dajanja navodil za sodelovanje.

Isti organ izvršuje pravo varstva potrošnikov, ki velja za vsa podjetja, ki prodajajo potrošnikom. Pravila o prodaji na daljavo, predpogodbenih informacijah, štirinajstdnevni pravici do odstopa od pogodbe, nepoštenih poslovnih praksah in nerazumno obremenjujočih splošnih pogojih so navedena v 6. knjigi Burgerlijk Wetboek in se izvršujejo tako zasebno, saj lahko potrošnik razveljavi nepošten pogoj, kot javno, saj lahko ACM naloži globe. ACM ureja tudi energetski, telekomunikacijski, poštni in transportni trg, odkar je Energiewet začel veljati 1. januarja 2026, pa ta zakon uporablja namesto Elektriciteitswet 1998 in Gaswet.

Skladnost s pogodbami je tiho področje, ki povzroča največ sporov. Splošni pogoji poslovanja morajo biti izročeni ali na voljo pred ali ob sklenitvi pogodbe, sicer lahko druga stranka razveljavi klavzule v njih. Zakonski zastaralni roki in roki za obveščanje tečejo ne glede na to, ali jih kdo opazuje ali ne: kupec se mora pritožiti v razumnem roku po odkritju napake, zastaralni rok pa se prekine le s pisnim obvestilom, ki nedvoumno pridržuje pravice. Vodenje dnevnika pogodbenih in zakonskih rokov je nadzor skladnosti, ne pa pravna podrobnost. Za ponavljajoče se težave na tem področju si oglejte naš pregled pogostih pravnih vprašanj podjetij.

Skladnost z okoljem, izdelki in prostori

Zakon Omgevingswet, ki velja od 1. januarja 2024, je združil prejšnji mozaik zakonov o načrtovanju, gradnji in okolju v enoten sistem. Dejavnosti, ki vplivajo na fizično okolje, spadajo pod splošna pravila ali zahtevajo omgevingsvergunning, pristojni organi pa so decentralizirani organi, občine, pokrajine in vodni odbori, medtem ko regionalne omgevingsdiensten izvajajo inšpekcijske preglede in izvrševanje v praksi. Podjetja, ki ravnajo z odpadki, jih izpuščajo v vodo, emisije v zrak, skladiščijo nevarne snovi ali upravljajo energetsko intenzivne obrate, bi morala domnevati, da sodijo na področje uporabe, in preveriti, ne pa čakati.

Skladnost izdelkov je načelo EU in se vse bolj uveljavlja na mejah. Dajanje izdelka na trg EU zahteva skladnost z veljavno usklajeno zakonodajo, oznako CE, kjer je to predpisano, tehnično dokumentacijo in odgovornega gospodarskega subjekta s sedežem v Uniji. Živilska podjetja so za higieno, označevanje in sledljivost odgovorna nizozemskemu organu za živila (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit); varnost potrošniških izdelkov, stroji, igrače in električna oprema so pod okriljem istega organa. Prevoz, pošiljanje odpadkov, nastanitev in infrastrukturo nadzoruje Inspectie Leefomgeving en Transport.

Tudi obveznosti glede trajnostnega razvoja podjetij spadajo sem, vendar z opozorilom. Obseg in časovni okvir poročanja o trajnostnem razvoju sta bila na ravni EU večkrat spremenjena prek postopka omnibus, nizozemsko izvajanje pa je zaostajalo, zato je treba vsako izjavo o tem, kdo poroča in od kdaj, preveriti glede na trenutno stališče in ne vzeti iz starejšega člena. Določeno je stališče o skrbnem pregledu: po postopku Omnibus I je Direktiva (EU) 2026/470 iz direktive o skrbnem pregledu na področju trajnostnega razvoja podjetij odstranila usklajen režim civilne odgovornosti, omejila kazni na tri odstotke in določila prenos za 26. julij 2028, začetek uporabe pa za 26. julij 2029.

Korporativno gospodinjstvo in sektorske licence

Z obstojem kot nizozemska pravna oseba je povezan niz obveznosti. Registracija v registru trgovskih podjetij pri Kamer van Koophandel mora biti posodobljena, vključno z direktorji, pooblaščenimi podpisniki in registriranim naslovom; zastarel register omogoča, da se nekdanji direktor še vedno šteje za pooblaščenega. Končni dejanski lastniki morajo biti registrirani v registru dejanskih lastnikov, ki ga vodi Kamer van Koophandel. Dostop splošne javnosti do tega registra je bil zaprt po sodbi Sodišča z dne 22. novembra 2022, vendar sama dolžnost registracije ostaja nespremenjena in dostop ostaja odprt za pristojne organe in v določenih okoliščinah za institucije z obveznostmi v skladu z Wwft.

Korporativno upravljanje zagotavlja dodatno plast. Direktorji so dolžni delovati v interesu družbe in njenega poslovanja, nasprotja interesov je treba prijaviti, direktorja v nasprotju interesov pa izključiti iz odločanja, dvotirni sistem upravnega odbora in sveta delavcev pa uvaja lastne zahteve glede posvetovanja in odobritve. Od 1. januarja 2025 se uporablja postopek Wet aanpassing geschillenregeling en verduidelijking ontvankelijkheidseisen enqueteprocedure, ki spreminja pravila o sporih med delničarji in o dostopu do postopka preiskave pred Ondernemingskamer (Podjetniško zbornico).

Poleg vsega tega obstajajo še sektorske licence. Za finančne storitve je potrebno dovoljenje v skladu z zakonom Wet op het financieel toezicht, ki ga izda De Nederlandsche Bank ali Autoriteit Financiele Markten. Za igre na srečo je potrebno dovoljenje Kansspelautoriteit. Ponudniki zdravstvenih storitev so odgovorni Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, za tarife in tržno ravnanje pa Nederlandse Zorgautoriteit. Varstvo otrok, zasebno varovanje, taksi prevoz, predelava odpadkov in strelno orožje imajo svoje režime. Pravilo je, da če je vstop na vaš trg nadzorovan, so pogoji licence obveznost skladnosti prvega reda, njihova kršitev pa ogroža licenco in ne le vašo bilanco stanja.

Kdo kaj uveljavlja: nizozemski nadzorniki na kratko

Skladnost postane obvladljiva, ko lahko poimenujete organ, ki stoji za vsako obveznostjo, saj vam to pove, s katerimi instrumenti izvrševanja se soočate, s katerimi dolžnostmi poročanja imate in s kakšnim tonom pogovora se boste pogovarjali. Sledi delovni zemljevid za večino podjetij.

• Osebne pravice avtorizacije: GDPR in Uitvoeringswet AVG, obvestila o kršitvah podatkov in pritožbe posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.
• Nizozemski delovni inšpekcijski pregled: delovni pogoji, delovni čas, zakonsko določena minimalna plača, zaposlovanje tujih državljanov in vse pogosteje izkoriščanje delovne sile.
• Autoriteit Consument en Markt: konkurenca, varstvo potrošnikov ter regulirani trgi energije, telekomunikacij, pošte in prometa.
• De Nederlandsche Bank in Autoriteit Financiele Markten: skrbni in poslovni nadzor finančnih podjetij v okviru Wet op het financieel toezicht ter Wwft nadzor institucij, ki so jim dodeljene.
• Belastingdienst, vključno z Bureau Toezicht Wwft: davčne napovedi in plačila, vodenje evidenc ter nadzor nad trgovci in posredniki za preprečevanje pranja denarja.
• FIU-Nizozemska: prejema poročila o nenavadnih transakcijah in odloča, katere postanejo sumljive transakcije, in jih posreduje preiskovalnim organom.
• Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit: varnost hrane, varnost izdelkov, označevanje in dobrobit živali.
• Inspectie Leefomgeving en Transport: promet, prevoz odpadkov, voda in stanovanja.
• Občine, province in omgevingsdiensten: dovoljenja in izvrševanje v skladu z Omgevingswet.
• Rijksinspectie Digitale Infrastructuur in sektorski nadzorniki kibernetske varnosti: dolžnost skrbnega ravnanja in poročanja o incidentih v skladu z zakonom o kibernetski varnosti (Cyberbeveiligingswet), z registracijo pri Nacionalnem centru za kibernetsko varnost.
• Douane in Centrale Dienst voor In-en Uitvoer: carina, nadzor izvoza, izdajanje dovoljenj za dvojno rabo in sankcije na meji.
• Regulatorji sektorja: Kansspelautoriteit za igre na srečo, Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd in Nederlandse Zorgautoriteit za zdravstveno varstvo ter Nederlandse Arbeidsautoriteit za sprejem posrednikov dela od leta 2027.

Za vsemi temi se skriva kazenska pot. Zakon o gospodarskih deliktih kršitve dolgega seznama regulativnih aktov pretvori v gospodarska kazniva dejanja, ki jih preiskuje FIOD ali pristojni inšpektorat, preganja pa jih Functioneel Parket. To je pot, po kateri se upravni problem spremeni v kazenski, in zato je odločitev o tem, kako odgovoriti na prvo zahtevo nadzornika po informacijah, pravna in ne operativna odločitev.

Koliko dejansko stane neskladnost

Očitni strošek je globa, zgornje meje pa so visoke: dvajset milijonov evrov ali štiri odstotke svetovnega prometa v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov, globe na podlagi prometa v konkurenčnem pravu in kategorije kazni v skladu z zakonom WED, ki se prilagajajo resnosti prekrška. Vendar so globe le redko največja postavka na računu.

Drugi strošek je izguba dovoljenja za delovanje. Nadzornik lahko začasno odvzame ali odvzame licenco, naloži odredbo, za katero je določena dnevna kazen, dokler je ne izpolnite, zapre prostore ali prepove dajanje izdelka na trg. Za regulirano podjetje je to eksistencialno v smislu, da globa ni, in začne veljati takoj, čeprav je ugovor ali pritožba v obravnavi, razen če sodnik za začasne odredbe to začasno odloži.

Tretji strošek je oseben. Direktorji so lahko odgovorni podjetju za nepravilno upravljanje, tretjim osebam za nezakonita dejanja in stečajni masi, če računovodski izkazi niso bili vloženi ali je bilo upravljanje neustrezno. V skladu s 51. členom Wetboek van Strafrecht se lahko prekršek, ki ga stori podjetje, obtoži tudi tistih, ki so ga vodili ali ga zavestno dovolili, kar pomeni, da spis o skladnosti postane dokaz tako o posameznikih kot o subjektu.

Četrti strošek je komercialne narave in se redko pojavi v pravnem memorandumu. Banke ponovno ocenjujejo odnose, zavarovalnice spreminjajo cene ali umikajo kritje, postopki razpisov zahtevajo izjave, ki jih ne morete več dajati, stranke uveljavljajo pravice do revizije in odpovedi, prevzemniki pa dajejo popuste za odškodnine. Napake v skladnosti se pojavijo tudi leta kasneje pri skrbnem pregledu, kjer se cena plača drugič. Ohranjanje ažurnosti, kot trdi naša opomba o ohranjanju prednosti pred korporativno skladnostjo , je veliko cenejše od sanacije pod nadzorom.

Izdelava programa skladnosti, ki ga lahko dokažete

Program skladnosti je sistem za pretvorbo obveznosti v vedenje in vedenja v dokaz. Začne se z registrom obveznosti: enim samim seznamom vsega, kar zavezuje podjetje, organiziranim po zgoraj navedenih področjih, z virom, nadzornikom, notranjim lastnikom in dokazi, ki kažejo, da je obveznost izpolnjena. Večina organizacij med tem odkrije, da problem ni nesoglasje glede pravil, temveč odsotnost kogar koli, ki je zanje odgovoren.

Sledi ocena tveganja. Vsako obveznost ocenite glede na verjetnost neizpolnitve in resnost njenih posledic ter bodite iskreni, da resnost ni le finančna: ogroženo dovoljenje je vredno večje globe. Osredotočite se na kontrole tam, kjer je ocena visoka, namesto da enakomerno porazdelite trud, in zabeležite razloge, saj bo nadzornik veliko lažje sprejel namerno določanje prioritet kot nediferenciran kontrolni seznam, ki ga nihče ni izpolnil.

Kontrole je nato treba zasnovati v procesu in ne priviti vanj. Korak preverjanja znotraj sistema za sprejem naročil, obvezno polje za pravno podlago v trženjskem orodju, štiriosežna odobritev plačil nad pragom in samodejni opomnik za datume podaljšanja dovoljenj – vse to deluje, ker se izvaja, ne da bi se kdo spomnil na skladnost. Vsaki kontroli dodelite lastnika s pooblastili in proračunom za njeno delovanje ter linijo poročanja članu upravnega odbora, ki je odgovoren za celoto.

Usposabljanje je namenjeno ljudem, ki sprejemajo zadevne odločitve: prodaja in javna naročila za konkurenco in sankcije, trženje in IT za varstvo podatkov, kadrovska služba za zaposlovanje, finance za davke in plačila. Naj bo konkretno in kratko, ponavljajte ga in beležite udeležbo. Dodajte kanal za prijavo nepravilnosti, ki izpolnjuje zahteve zakonodaje o žvižgačih in ki mu ljudje dejansko zaupajo, ter jemljite prijave dovolj resno, da jih ustrezno preiščete.

Končno, spremljajte in dokazujte. Določite si ritem notranjih pregledov, vsaj enkrat letno sledite vzorcu transakcij od začetka do konca, beležite incidente in skorajšnje napake, spremljajte odpravo napak do konca in poročajte upravnemu odboru po urniku, ne šele, ko gre kaj narobe. Pravila hranite pod nadzorom različic, zabeležite datum vsakega pregleda in hranite dokaze vsaj za zakonsko določeno obdobje hrambe. Kadar se izkaže, da gre za kršitev, se zgodaj posvetujte o tem, ali prostovoljno razkritje izboljša vaš položaj; v več ureditvah to izboljša, vendar le, če se to zgodi, preden nadzornik ugotovi drug način. Odvetnik za skladnost in vaš korporativni odvetnik vam lahko pomagata pri hitri odločitvi, kar je običajno tisto, kar situacija zahteva.

Pogosta vprašanja

Law and More Svetuje podjetjem na Nizozemskem glede celotnega spektra obveznosti skladnosti: zaposlovanje in zadeve delavskih svetov, varstvo podatkov in kibernetska varnost, pravo konkurence in varstvo potrošnikov, preprečevanje pranja denarja in sankcije, dovoljenja in zahteve glede izdelkov, korporativno upravljanje in odgovornost direktorjev. Pomagamo pri načrtovanju obveznosti, oblikovanju in testiranju programov, izvajanju preiskav in inšpekcijskih pregledov ter zastopamo podjetja in njihove direktorje, ko se vmeša nadzornik ali javno tožilstvo. Kontakt Law and More da se pogovorimo o trenutnem stanju vašega podjetja.