Okrožno sodišče v Haagu, 7. julij 2026, ECLI:NL:RBDHA:2026:18633, številka zadeve 12156440 \ RP VERZ 26-50366.
Delodajalec, ki sumi, da zaposleni strukturno dela manj ur, kot je dogovorjeno, mora ravnati previdno. Prikrita analiza podatkov o prijavi in odjavi ni samodejno dovoljena, in tudi če taki podatki razkrijejo neskladja, to ne pomeni samodejno zadostnega dokaza za skrajšano odpoved. Kantonalno sodišče v Haagu je 7. julija 2026 o tem vprašanju odločilo v sodbi, ki je pomembna za vsakega delodajalca, ki razmišlja o uporabi digitalnih orodij za spremljanje.
Dejstva
Zaposleni je bil od leta 2022 zaposlen pri podjetju EControls Europe BV, tehnološkem podjetju s sedežem v Delfgauwu, nazadnje na vodstvenem položaju v finančnem oddelku. Poleti 2025 se je partner zaposlenega zdravil zaradi raka dojke. Z dovoljenjem vodstva je zaposleni nato pogosteje delal od doma, deloma tudi zaradi skrbi za njuna dva majhna otroka. Njegova uspešnost je bila med ocenjevanjem osebja pozitivno ocenjena, v začetku leta 2026 pa je celo prejel povišico plače.
Kasneje je delodajalec začel dvomiti o njegovi zavezanosti. Sprožilec sta bila dva rutinska opomina, enega od računovodje in enega od nizozemskega statističnega urada (CBS), glede neporavnanih administrativnih obveznosti. Ne da bi delodajalec prej zahteval pojasnilo od zaposlenega, je približno mesec dni analiziral podatke za prijavo in odjavo iz njegovega uporabniškega računa v omrežju podjetja. Na podlagi tega je delodajalec ugotovil, da je zaposleni delal 29 ur manj, kot je bilo dogovorjeno, in ga je zaradi domnevnega strukturnega primanjkljaja ur in neiskrenosti do delodajalca na kratko odpustil.
Ni ustrezne podlage za GDPR
Z analizo podatkov za prijavo in odjavo je delodajalec obdeloval osebne podatke zaposlenega. Takšna obdelava zahteva pravno podlago v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR). V delovnem razmerju je zanašanje na legitimni interes očitna možnost, vendar to zahteva več kot zgolj željo delodajalca po izvajanju nadzora. Delodajalec mora biti sposoben dokazati konkreten in dejanski interes, da je obdelava potrebna za uresničevanje tega interesa in da nad njim ne prevladajo interesi in temeljne pravice zaposlenega.
Spremljanje skladnosti z dogovori o zaposlitvi lahko načeloma predstavlja legitimen interes delodajalca. Vendar pa v tem primeru opomina za ta namen nista bila zadostna. Nista opozorila na noben primanjkljaj delovnih ur in sta zaposlenemu še vedno omogočila izpolnitev administrativnih obveznosti. Za obdelavo torej ni bilo dovolj konkretne podlage: ni šlo za ugotovljeno dejstvo ali posebej utemeljen sum, temveč za posreden indic, ki je bil brez pogovora z zaposlenim pretvorjen v prikrito preiskavo.
Poleg tega zaposleni ni vedel, da se lahko njegovi podatki za prijavo in odjavo uporabijo za tovrstno preverjanje. Tudi politika dela od doma, ki je bila uvedena šele pred kratkim, ni dala jasne podlage za to. Zaposleni morajo biti sposobni razumeti, kateri podatki se zbirajo, za kakšen namen in pod kakšnimi okoliščinami se lahko spremljajo. Dejstvo, da je bilo delo od doma izrecno dovoljeno, deloma zaradi osebnih okoliščin zaposlenega, še bolj poudarja pomanjkanje preglednosti: prav v tem kontekstu bi moral delodajalec vnaprej jasno povedati, kaj se od njega pričakuje glede delovnega časa, razpoložljivosti in morebitne registracije časa.
Spremljanje ni bilo niti sorazmerno niti subsidiarno
Tudi če bi imel delodajalec legitimni interes, bi moral biti nadzor še vedno sorazmeren: resnost in obseg posega v zasebnost zaposlenega morata biti sorazmerna z razlogom in namenom preiskave. Ta sorazmernost je tukaj manjkala. Delodajalec je približno mesec dni analiziral podatke enega samega zaposlenega, ne da bi ga o tem predhodno obvestil ali ga najprej vprašal za pojasnilo, čeprav je za to obstajal le omejen in posreden razlog. Poleg tega je zaposleni dobro opravljal svoje delo, pred kratkim je prejel povišico plače, delo od doma pa je bilo dovoljeno s soglasjem vodstva.
Delodajalec bi moral oceniti tudi, ali bi bilo mogoče isti cilj doseči z manj vsiljivimi sredstvi – tako imenovanim testom subsidiarnosti. Med obravnavo je vodja izjavil, da se je pogovoru z zaposlenim namerno izognil, ker se je delodajalec bal, da bo po seznanitvi s preiskavo prilagodil svoje vedenje. Kantonalno sodišče tega ni ocenilo kot prepričljiv razlog. Prilagoditev potencialno neprimernega ravnanja je ravno tisti rezultat, ki bi ga moral delodajalec želeti doseči s pogovorom, opozorilom ali načrtom za izboljšave. S tem, ko se je temu namerno odpovedal in se takoj odločil za prikrito spremljanje, je delodajalec uporabil preveč drastičen ukrep, ne da bi najprej preizkusil manj vsiljive alternative.
Podatki za prijavo in odjavo ne dokazujejo samodejno, da nekdo ni delal
Tudi glede vsebine je kantonalno sodišče ugotovilo, da podatki niso dovolj prepričljivi. Če nekdo ni prijavljen v omrežje podjetja, to ne pomeni samodejno, da ne dela. Vloga zaposlenega je vključevala tudi analizo, načrtovanje, posvetovanje, nadzor in telefonski stik – dejavnosti, ki ne zahtevajo nujno aktivne omrežne povezave. Podatki o prijavi in odjavi beležijo dejavnosti sistema, ne pa celoten obseg delovne uspešnosti nekoga.
Kantonalno sodišče je menilo, da je možno, da delo brez povezave pojasni del razlike, ne pa celotne razlike 27 ur v obdobju 4.5 tedna. Kljub temu povprečna razlika nekaj več kot ene ure na delovni dan ni bila zadostna za sklep, da je bilo strukturno opravljenih bistveno manj ur, kot je bilo dogovorjeno. Podatki so bili kvečjemu indikacija, ne pa dokončen dokaz o hudi kršitvi ali namerni prevari.
Kršitev GDPR in odpoved nista ločeni zadevi.
Nezakonitost obdelave podatkov ne pomeni samodejno, da je bila kakršna koli uporaba teh podatkov v postopku odpovedi izključena, je pa resno spodkopala zanesljivost in prepričljivost preiskave. Delodajalec je odpoved v veliki meri utemeljil na podatkih, ki so bili zbrani brez jasnih predhodnih informacij, analizirani brez konkretnega razloga, ki bi se nanašal posebej na primanjkljaj delovnih ur, pridobljeni s pretirano vsiljivimi sredstvi nadzora in ki so dajali le omejeno sliko dejansko opravljenega dela. Brez nadaljnje preiskave, brez zaslišanja zaposlenega in brez konkretnih primerov neopravljenega dela iz tega ni bilo mogoče izpeljati nujnega razloga za odpoved. Kršitev GDPR torej ni bila ločeno vprašanje zasebnosti, temveč del neustrezne priprave in utemeljitve odpovedi po skrajšanem postopku.
Ta sodba je v skladu z ustaljeno sodno prakso
Kantonalno sodišče v Haagu ni edino v tem. Že leta 2017 je Evropsko sodišče za človekove pravice (ESČP) v široko razpravljani zadevi Bărbulescu proti Romuniji (ESČP, 5. september 2017, št. 61496/08) oblikovalo okvir za ocenjevanje spremljanja delodajalcev, ki še vedno vpliva na nizozemsko sodno prakso. ESČP je razsodilo, da je treba pri ocenjevanju digitalnega spremljanja zaposlenih med drugim upoštevati: ali je bil delavec vnaprej obveščen o možnosti spremljanja, kako obsežno in vsiljivo je bilo spremljanje, ali je imel delodajalec legitimen razlog za spremljanje, ali so bile na voljo manj vsiljive metode, kakšne posledice je imelo spremljanje za delavca in ali so bili zagotovljeni ustrezni zaščitni ukrepi.
Ta okvir za ocenjevanje se na primer ponavlja v sodbi Okrožnega sodišča osrednje Nizozemske iz leta 2021 (ECLI:NL:RBMNE:2021:6071). V tem primeru je delodajalec spremljal uporabo elektronske pošte zaposlenega na podlagi dveh notranjih signalov, ne da bi bilo jasno, kako vsiljivo je bilo to spremljanje ali ali je bil zaposleni vnaprej obveščen o možnosti spremljanja. Ker delodajalec ni zagotovil zadostne preglednosti glede tega, kantonalno sodišče ni moglo ugotoviti, ali so bila merila Bărbulescu izpolnjena, niti ali so bile ugotovitve preiskave neodvisne od kakršnega koli nezakonitega spremljanja. Zahteva za razveljavitev pogodbe o zaposlitvi je že propadla zaradi te nejasnosti. Ista težava se pojavlja v primeru EControls: tudi tam ni bilo preglednosti glede politike spremljanja in delodajalec ni mogel dokazati, da je bilo spremljanje sorazmerno in povezano s konkretnim razlogom.
Da digitalno spremljanje samo po sebi ni nezakonito, kaže novejša sodba okrožnega sodišča Severne Holandije z dne 12. decembra 2025 (ECLI:NL:RBNHO:2025:14471). V tem primeru je delodajalec sprožil preiskavo IT zoper zaposlenega, potem ko je ta grozil z razkritjem podatkov podjetja navzven, sodelavec pa je prijavil morebitno zlorabo IT. Kantonalno sodišče je razsodilo, da ni šlo za nenamerno iskanje informacij, temveč za preiskavo s konkretno in trenutno podlago, tako da se je na ugotovitve dejansko mogoče zanašati pri utemeljitvi skrajšane odpovedi. Razlika v primeru EControls je ilustrativna: medtem ko sta bila v Haagu podlaga le dva rutinska opomina, so bili v primeru Severne Holandije konkretni, aktualni in resni signali, ki so izvirali neposredno od samega zaposlenega in od sodelavca.
Končno je za namene dokazovanja v primerih odpovedi pomembno, da je vrhovno sodišče 13. marca 2026 (ECLI:NL:HR:2026:409) poudarilo, da mora sodišče, ki svojo odločbo o odpovedi po skrajšanem postopku delno utemelji na digitalnih dokazih, kot so posnetki kamer, zagotoviti, da si je delavec dejansko lahko ogledal to gradivo in nanj podal pripombe. Če se to ne zgodi, gre za kršitev načela audi alteram partem in enakosti orožij v skladu s členom 19(1) nizozemskega zakonika o civilnem postopku in členom 6 EKČP. To sklepanje je enako pomembno, kadar delodajalec, kot v zadevi EControls, odpoved utemelji na podatkih za prijavo in odjavo: tudi tukaj mora imeti delavec dejansko možnost, da si ogleda in izpodbija te dokaze, preden sodišče na njih utemelji odločitev.
Ni nujnega razloga za skrajšano odpoved
Za veljavno skrajšano odpoved zahteva nujen razlog v smislu člena 7:677(1) in člena 7:678(1) nizozemskega civilnega zakonika. Tak razlog je treba sprejeti z veliko zadržanostjo in mora temeljiti na dokazljivih dejstvih; breme trditve in dokazovanja je na delodajalcu. V tem primeru za to ni bilo zadostne dejanske podlage. Delodajalec ni najprej zahteval pojasnila od delavca, zanašal se je na prikrito zbrane podatke, ni ustrezno upošteval dela, opravljenega zunaj mreže podjetja, ni dal predhodnega opozorila ali možnosti za izboljšanje in ni dal zadostne teže osebnim okoliščinam delavca. Kantonalno sodišče je zato razsodilo, da skrajšana odpoved ni bila upravičena in da bi moral delodajalec najprej uporabiti manj vsiljive ukrepe.
Finančne posledice za delodajalca
Ker odpoved ni bila veljavna, je bilo delodajalcu naloženo plačilo več oblik odškodnine: zakonsko določenega prehodnega nadomestila, odškodnine za nezakonito odpoved in pravičnega nadomestila (billijke vergoeding) v višini 60,000 evrov bruto, kar ustreza približno šestmesečni plači. Kantonalno sodišče je pri določitvi višine pravičnega nadomestila upoštevalo, da je bil delavec iz dneva v dan soočen z najstrožjo sankcijo, ki jo določa delovno pravo, medtem ko je dobro opravljal svoje delo in delodajalec ni sledil skrbnemu predhodnemu postopku. Prav tako so bili razveljavljeni poboti, ki jih je delodajalec uporabil za fiksno zakonsko določeno nadomestilo.
Praktične lekcije za kadrovsko službo in management
Ta sodba ponuja številne jasne lekcije za prakso. Ko zaposlenim dovolite delo od doma, se vnaprej jasno dogovorite o delovnem času, razpoložljivosti, produktivnosti in morebitni registraciji ur ter pregledno zabeležite, kateri digitalni podatki se zbirajo, za kakšen namen in kdaj se lahko preverijo. Sistemskih podatkov, kot sta čas prijave in odjave, ne uporabljajte kot samodejno merilo prisotnosti ali uspešnosti, temveč le kot del skrbne preiskave. Če obstaja dvom o zavezanosti zaposlenega, se mora kadrovska služba najprej pogovoriti, zaposlenega prositi za pojasnilo in razmisliti o manj vsiljivih ukrepih, kot so začasna registracija časa, opozorilo ali načrt za izboljšave. Vsako predvideno obliko spremljanja vnaprej ocenite glede na zahteve pravne podlage, nujnosti, sorazmernosti in subsidiarnosti. Šele ko po zaslišanju zaposlenega vztrajajo konkretni signali, se lahko upošteva disciplinski ukrep – kaj šele skrajšana odpoved.
Za ureditve v zvezi z obdelavo osebnih podatkov in za zmogljivosti, namenjene spremljanju prisotnosti, ravnanja ali uspešnosti zaposlenih, velja tudi pravica sveta delavcev do soglasja v skladu s členom 27(1) nizozemskega zakona o svetih delavcev (WOR). Delodajalec, ki želi uvesti takšno ureditev ali sistem spremljanja, bi moral vnaprej oceniti, ali je potrebno soglasje sveta delavcev, in po potrebi pred uporabo ukrepa pridobiti to soglasje ali nadomestno dovoljenje kantonalnega sodišča.
Kaj to pomeni v praksi
Prikrito spremljanje zaposlenih je upravičeno le, če je v skladu z načeli 5. člena GDPR, vključno z zakonitostjo, preglednostjo, omejitvijo namena in zmanjšanjem količine podatkov, ter temelji na veljavni pravni podlagi iz 6. člena GDPR. Člen 88 GDPR dovoljuje možnost za natančnejša pravila o obdelavi podatkov v delovnem razmerju, vendar sam po sebi ne zagotavlja prazne garancije za prikrito spremljanje. Spremljanje mora biti tudi potrebno in sorazmerno, predhodno pa je treba preučiti tudi manj vsiljiva sredstva. Podatki, zbrani nezakonito ali uporabljeni za drug namen, kot je predviden, lahko resno spodkopljejo podlago za sankcijo na podlagi delovnega prava – zagotovo odpoved po hitrem postopku – in povzročijo znatna tveganja za zasebnost in delovno pravo.
Ključni nauk iz tega primera ni, da digitalno spremljanje ni nikoli dovoljeno, temveč da je upravičeno le, če lahko delodajalec opredeli konkreten interes, izbere najmanj vsiljivo metodo in o tem vnaprej transparentno obvesti zaposlenega. V tem primeru delodajalec ni uspel v vseh treh primerih: sprožilec ni bil dovolj konkreten, spremljanje je bilo preveč vsiljivo in niso bile uporabljene manj daljnosežne alternative.
Pogosta vprašanja
Ali lahko delodajalec preprosto preveri podatke za prijavo in odjavo zaposlenega?
Ne. Delodajalec lahko tovrstne osebne podatke obdeluje le, če obstaja legitimni interes v smislu GDPR in če je poseg v zasebnost zaposlenega sorazmeren in potreben. Poleg tega mora zaposleni načeloma vnaprej vedeti, da se lahko takšno spremljanje izvaja, na primer z jasno sporočeno politiko. Če te politike ni, preiskava hitro postane nezakonita, kot v tem primeru.
Kakšna je razlika med neprijavljenostjo in nedelovanjem?
Če zaposleni ni prijavljen v omrežje podjetja, to ne pomeni samodejno, da ni delal. Številna delovna mesta vključujejo tudi naloge, ki ne zahtevajo računalniške povezave, kot so posvetovanje, analiza ali nadzor. Kantonalno sodišče poudarja, da lahko podatki o prijavi in odjavi kvečjemu zagotovijo indikacijo, vendar sami po sebi ne predstavljajo zadostnega dokaza o strukturnem primanjkljaju ur.
Ali lahko delodajalec utemelji odpoved po skrajšanem postopku na sumu?
Ne. Za veljavno odpoved po skrajšanem postopku je potreben nujen razlog, ki ga mora delodajalec uveljavljati in dokazati. Sodišče pri presoji tega razloga uporablja veliko zadržanost. Sum, ki temelji na nepopolnih ali nezakonito pridobljenih dokazih, ni zadosten. Poleg tega mora delodajalec najprej preučiti milejše ukrepe, kot so pogovor, opozorilo ali načrt za izboljšanje, preden se odloči za najstrožjo sankcijo, ki jo ponuja delovno pravo.
Kakšno odškodnino lahko prejme delavec po neupravičeni odpovedi?
Če se izkaže, da odpoved po skrajšanem postopku ni bila veljavno dana, lahko delavec zahteva prehodno nadomestilo, odškodnino za nepravilno odpoved v višini plače v odpovednem roku in pravično odškodnino. Višina pravične odškodnine je odvisna od vseh okoliščin primera, vključno s stopnjo krivde delodajalca in posledicami odpovedi za delavca.
Ali lahko delodajalec dodatno spremlja delo na domu?
Ne brez več. Če je delo od doma dovoljeno, to ne pomeni samodejno, da lahko delodajalec izvaja dodatno ali prikrito spremljanje. Dogovore o delovnem času, razpoložljivosti, produktivnosti in morebitni registraciji je po možnosti treba jasno zabeležiti vnaprej in se o njih pogovoriti z zaposlenimi. Dodatno spremljanje mora imeti tudi konkreten sprožilec in ne sme presegati potrebnega.
Kaj naj delodajalec stori, če obstajajo dvomi o opravljenih urah?
Sodišče izrecno omenja manj vsiljive alternative, kot so pogovor, beleženje opravljenih ur, izdaja opozorila ali začetek načrta za izboljšave. Šele ko ti koraki ne prinesejo zadostnih rezultatov in obstajajo konkretni, utemeljeni signali, se lahko v skladu z zahtevami GDPR razmisli o nadaljnjem spremljanju.
Ali je vsaka oblika digitalnega spremljanja zaposlenega nezakonita?
Ne. Digitalno spremljanje je lahko upravičeno, kadar lahko delodajalec dokaže, da je obstajal konkreten in aktualen sprožilec, kot so konkretne grožnje ali interno poročilo o zlorabi, in da je ravnal v skladu z načeli sorazmernosti in subsidiarnosti. To ponazarja na primer sodba okrožnega sodišča Severne Holandije z dne 12. decembra 2025 (ECLI:NL:RBNHO:2025:14471), v kateri je bila preiskava IT, ki so jo sprožile konkretne grožnje in interno poročilo, ugotovljena za zakonito, njene ugotovitve pa so lahko služile kot podlaga za odpoved pogodbe o zaposlitvi po hitrem postopku.
zaključek
Ta sodba jasno določa, da podatkov digitalnega spremljanja ni mogoče preprosto uporabiti kot dokaz o primanjkljaju delovnih ur. Delodajalec, ki spremlja na skrivaj, brez jasnega sprožilca ali predhodnih informacij, tvega, da tako preiskava kot odpoved na podlagi nje ne bosta obstojni. Varna pot je torej: skrbno preučiti signale, se najprej pogovoriti in šele nato, če je resnično potrebno, se odločiti za ustrezen in sorazmeren ukrep spremljanja.
