Zakon o elektronski vložitvi v trgovinske registre: kako se vlada premika s časom
Uvod
Pomoč mednarodnim strankam, ki imajo podjetje na Nizozemskem, je del moje vsakodnevne prakse. Navsezadnje je Nizozemska odlična država za poslovanje, vendar je učenje jezika ali navajanje na nizozemske poslovne prakse lahko včasih zapleteno za tuje korporacije. Zato je pomoč pogosto cenjena. Obseg moje pomoči sega od pomoči pri kompleksnih nalogah do pomoči pri komunikaciji z nizozemskimi organi.
Pred kratkim sem od stranke prejel vprašanje, naj pojasni, kaj točno je navedeno v pismu nizozemske gospodarske zbornice. To preprosto, a pomembno in informativno pismo se je nanašalo na novost pri oddaji računovodskih izkazov, ki bo v kratkem možna le še elektronsko. Pismo je bilo posledica želje vlade, da gre v korak s časom, da izkoristi prednosti elektronske izmenjave podatkov in uvede standardiziran način obravnave tega vsakoletnega ponavljajočega se procesa.
Zato je treba računovodske izkaze od poslovnega leta 2016 ali 2017 deponirati elektronsko, kot je zajeto v Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Zakon o elektronski vložitvi v poslovne registre), ki je bil uveden skupaj z Besluit elektronische deponering handelsregisters (Sklep o elektronski vpisu v poslovne registre); slednji zagotavlja dodatna, podrobna pravila. Kar zalogaj, ampak kaj točno prinašata ta zakon in sklep?
Takrat in zdaj
Prej je bilo računovodske izkaze mogoče deponirati pri Gospodarski zbornici v elektronski in papirni obliki. Nizozemski civilni zakonik še vedno v veliki meri pozna določbe, ki temeljijo na depozitu na papirju. Trenutno lahko to metodo razumemo kot zastarelo in bil sem pravzaprav nekoliko presenečen, da se ta razvoj ni pojavil že prej. Ni si težko predstavljati, da ima oddaja računovodskih izkazov na papirju veliko slabosti v primerjavi z elektronsko oddajo teh dokumentov, gledano s stroškovnega in časovnega vidika. T
nekaj stroškov za papir ter stroškov in časa, ki je potreben, da letne obračune spravimo na papir in jih – tudi na papirju – oddamo GZS, ki mora nato te pisne dokumente obdelati, da o času in stroških, ki nastanejo, niti ne govorimo. ko dovolite računovodji pripraviti ali preveriti te (nestandardizirane) računovodske izkaze.
Zato je vlada predlagala uporabo »SBR« (okrajšava za: Standard Business Report), ki je standardizirana elektronska metoda ustvarjanja in predložitve finančnih informacij in dokumentov, ki temelji na katalogu podatkov (nizozemska taksonomija). Ta katalog vsebuje definicije podatkov, ki se lahko uporabijo za izdelavo računovodskih izkazov.
Druga prednost SBR-metode je, da ne bo poenostavljena le izmenjava podatkov med družbo in GZS, ampak bo zaradi standardizacije lažja tudi izmenjava podatkov s tretjimi osebami. Mala podjetja lahko že od leta 2007 oddajajo letne izkaze elektronsko z uporabo SBR-metode. Za srednja in velika podjetja je bila ta možnost uvedena leta 2015.
Torej, kdaj in za koga?
Vlada je pojasnila, da je odgovor na to vprašanje tipičen primer "velikosti je pomembno". Mala podjetja bodo od poslovnega leta 2016 dalje dolžna predložiti računovodske izkaze v elektronski obliki preko SBR. Druga možnost je, da imajo mala podjetja, ki sama (pripravljajo in) oddajajo računovodske izkaze, možnost deponiranja izkazov prek brezplačne spletne storitve – storitve »zelf deponeren jaarrekening« -, ki deluje od leta 2014.
Prednost te storitve je, da vam ne bo treba kupiti programske opreme, ki je "združljiva s SBR". Srednje velika podjetja bodo morala od poslovnega leta 2017 oddajati računovodske izkaze prek SBR. Tudi za ta podjetja bo uvedena začasna alternativna spletna storitev („opstellen jaarrekening“). S to storitvijo lahko srednje velika podjetja sama pripravijo računovodske izkaze v formatu XBRL. Nato se te izjave lahko oddajo prek spletnega portala (»Digipoort«). To pomeni, da korporaciji ne bo nujno takoj kupiti "SBR-združljive" programske opreme.
Ta storitev bo začasna in bo prenehala po petih letih, šteto od leta 2017. Za velika podjetja in srednje velike strukture skupin še ni obveznosti vložitve računovodskih izkazov prek SBR. To je zato, ker se morajo ta podjetja ukvarjati z zelo zapletenim sklopom zahtev. Pričakuje se, da bodo imela ta podjetja od leta 2019 dalje možnost izbire med vložitvijo prek SBR ali vložitvijo v posebnem evropskem formatu.
Brez izjem brez pravil
Pravilo ne bi bilo pravilo, če ne bi bilo izjem. Dva, če smo natančni. Nova pravila glede predložitve računovodskih izkazov ne veljajo za pravne osebe in družbe s registriranim sedežem zunaj Nizozemske, ki morajo na podlagi Handelsregisterbesluit 2008 (Sklep o trgovinskem registru 2008) obvezno predložiti finančne dokumente. pri Gospodarski zbornici, kolikor in v obliki, v kateri bi morali biti ti dokumenti razkriti v državi registriranega sedeža.
Druga izjema velja za izdajatelje, kot so opredeljeni v členu 1:1 WFT (Zakon o finančnem nadzoru) in hčerinske družbe izdajatelja, če so te same izdajatelji. Izdajatelj je vsak, ki želi izdati vrednostne papirje ali jih namerava izdati.
Druge točke pozornosti
Vendar to še ni vse. Pravne osebe same morajo upoštevati nekatere dodatne pomembne vidike. Eden od teh vidikov je dejstvo, da bo pravna oseba ostala odgovorna za predložitev računovodskih izkazov, ki so v skladu z zakon. To med drugim pomeni, da morajo računovodski izkazi ustvariti takšen vpogled, da je mogoče zadostno oceniti finančni položaj pravne osebe.
Vsakemu podjetju zato svetujem, da podatke v računovodskih izkazih vedno natančno preveri, preden jih odda. Nenazadnje bodite pozorni na dejstvo, da bo zavrnitev vložitve izjav na predpisan način pomenila prekršek po Wet op de Economische Delicten (Zakon o gospodarskih prekrških). Precej priročno je bilo potrjeno, da lahko skupščina delničarjev uporabi računovodske izkaze, ustvarjene z metodo SBR, za pripravo teh izkazov. Te račune lahko tudi revidira računovodja v skladu s členom 2:393 nizozemskega civilnega zakonika.
zaključek
Vlada je z uvedbo zakona o elektronski vložitvi v trgovinske registre in s tem povezano resolucijo pokazala lepo napredovanje. Posledično bo za mala in srednje velika podjetja zavezujoče, da računovodske izkaze položijo v elektronski obliki od letnikov 2016 oziroma 2017, razen če podjetje spada v obseg ene od izjem. Prednosti so številne. Vseeno svetujem vsem podjetjem, naj se držijo svoje pameti, saj je končna odgovornost še vedno na samih podjetjih, ki jih je treba vložiti, in kot direktor podjetja zagotovo ne želite, da se prepustite posledicam.
Kontakt
Če imate po branju tega članka dodatna vprašanja ali komentarje, se obrnite na g. Ruby van Kersbergen, odvetnica pri Law & More preko [e-pošta zaščitena] ali g. Tom Meevis, odvetnik pri Law & More preko [e-pošta zaščitena] ali nas pokličite na +31 (0)40-3690680.
