Vsaka nizozemska poslovna družba (BV) in nevladna družba (NV) mora vložiti svoje letne računovodske izkaze v trgovinski register, rok pa je strožji, kot mnogi direktorji domnevajo. Računovodske izkaze morate vložiti v osmih dneh od njihovega sprejetja na skupščini, v vsakem primeru pa najpozneje v dvanajstih mesecih po koncu poslovnega leta (člen 2:394 nizozemskega civilnega zakonika). Vložitev mora biti opravljena elektronsko.
Zamujena vložitev ni formalnost. Gre za gospodarski prekršek in v primeru stečaja se šteje za nepravilno upravljanje, kar ustvarja domnevo, da je bilo nepravilno upravljanje pomemben vzrok za stečaj – pri odškodninski zahtevi za osebno odgovornost se dokazno breme prenese na direktorje. Ta domneva je najdražja posledica zamujenega roka.
Kaj je standardno poslovno poročanje (SBR)?
Standardno poslovno poročanje (SBR) je standardizirana elektronska metoda, ki jo nizozemska vlada uporablja za izmenjavo finančnih podatkov z Gospodarsko zbornico in drugimi organi. Nadomestila je papirno vlaganje in od 1. januarja 2026 morajo vse pravne osebe, vključno z velikimi podjetji, vložiti svoje letne računovodske izkaze prek SBR. Nekatere male osebe lahko še vedno uporabljajo brezplačno spletno storitev za vlaganje namesto nakupa programske opreme, združljive s SBR.
Zakaj je to pomembno za mednarodne stranke
Redno pomagamo mednarodnim strankam, ki vodijo podjetja na Nizozemskem. Nizozemska je privlačna država za poslovanje, vendar nizozemska upravna praksa in korespondenca Gospodarske zbornice nista vedno samoumevni za tujega direktorja. Pomagamo tako pri sami vložitvi vloge kot pri komunikaciji z nizozemskimi organi.
Pogosto vprašanje, ki ga prejemamo od strank, se nanaša na pisma Gospodarske zbornice o zahtevi po elektronski vložitvi. Ta pisma so posledica vladnega ukrepa v zadnjem desetletju, da bi v celoti odpravila papirno vlaganje letnih računovodskih izkazov.
Zahteva glede elektronskega vlaganja je določena v zakonu o elektronskem vlaganju v gospodarske registre (Wet elektronische indiening handelsregister) in resoluciji o elektronskem vlaganju v gospodarske registre (Besluit elektronische deponering handelsregisters), ki vsebuje podrobnejša pravila.
Kako so se pravila razvila?
Do nedavnega ste lahko letne računovodske izkaze pri Gospodarski zbornici vložili elektronsko ali na papirju, nizozemski civilni zakonik pa še vedno vsebuje določbe, napisane za vlaganje na papirju.
Papirnato vlaganje je počasnejše in dražje od elektronskega: priprava dokumentov, njihova predložitev na papirju in ročna obdelava s strani Gospodarske zbornice zahtevata čas in denar, poleg tega pa še stroške računovodje za pripravo ali preverjanje nestandardiziranih izkazov.
Zato je vlada uvedla SBR (Standardno poslovno poročilo), standardizirano elektronsko metodo za ustvarjanje in predložitev finančnih informacij, ki temelji na skupnem katalogu podatkov (nizozemska taksonomija).
Ker SBR standardizira same podatke, ne le poenostavi izmenjavo med podjetjem in Gospodarsko zbornico, temveč olajša tudi izmenjavo istih podatkov z drugimi strankami. Majhni subjekti so lahko elektronsko vlagali podatke prek SBR že od poslovnega leta 2016 naprej, srednje veliki in veliki subjekti pa so jim sledili od poslovnega leta 2017 naprej.
Za katere subjekte to velja in kdaj?
Obveznost je bila uvedena postopno glede na velikost podjetja. Majhna podjetja so morala od poslovnega leta 2016 naprej elektronsko vlagati poročila prek SBR. Druga možnost je, da lahko mala podjetja, ki sama pripravljajo in vlagajo svoje računovodske izkaze, še vedno uporabljajo brezplačno spletno storitev namesto nakupa programske opreme, združljive s SBR.
Srednje veliki subjekti so morali od poslovnega leta 2017 naprej vlagati računovodske izkaze prek SBR. Začasna alternativna spletna storitev jim je omogočila pripravo računovodskih izkazov v formatu XBRL in njihovo predložitev prek portala Digipoort, zato niso takoj potrebovali programske opreme, združljive s SBR.
Ta prehodna pot je bila vedno mišljena kot začasna, velike subjekte pa so od takrat uvedle enak režim: od 1. januarja 2026 je vložitev SBR obvezna za vse pravne subjekte, vključno z velikimi podjetji.
Ali obstajajo izjeme?
Da, dve. Pravila o elektronskem vlaganju ne veljajo za pravne osebe in podjetja s sedežem zunaj Nizozemske, ki morajo v skladu z resolucijo o gospodarskem registru iz leta 2008 (Handelsregisterbesluit 2008) svoje finančne dokumente vložiti pri Gospodarski zbornici v obliki, ki jo zahteva država, v kateri so registrirana.
Druga izjema velja za izdajatelje, kot so opredeljeni v členu 1:1 Zakona o finančnem nadzoru (Wft), in za hčerinske družbe izdajatelja, ki so same izdajatelji. Izdajatelj je vsaka stranka, ki izda ali namerava izdati vrednostne papirje.
Kaj še morate imeti v mislih?
Vaša pravna oseba je še vedno odgovorna za vložitev računovodskih izkazov, ki so v skladu z zakonskimi zahtevami . Med drugim morajo računovodski izkazi zagotavljati dovolj vpogleda, da se omogoči pravilna ocena finančnega položaja subjekta.
Vsakemu podjetju svetujemo, da pred vložitvijo računovodskih izkazov skrbno preveri podatke v svojih računovodskih izkazih. Vložitev v obliki, ki ni predpisana, je prekršek v skladu z zakonom o gospodarskih prekrških (Wet op de economische delicten). Računovodske izkaze, pripravljene prek SBR, lahko skupščina delničarjev še vedno sprejme na običajen način in ostanejo predmet revizije s strani računovodje, kadar je revizija potrebna, v skladu s členom 2:393 nizozemskega civilnega zakonika.
Kaj to pomeni za vas?
Elektronsko vlaganje prek SBR je nadomestilo papirno vlaganje letnih računovodskih izkazov. Zahteva je bila postopno uvedena glede na velikost podjetja med letoma 2016 in 2026 in zdaj velja za vse pravne osebe, vključno z velikimi podjetji, razen če velja ena od zgornjih dveh izjem. Odgovornost za pravilno in pravočasno vlaganje ostane na subjektu samem in lahko osebno pade na njegovega direktorja, če je vložitev zamuda in podjetje kasneje postane insolventno.
Ilustrativen primer: direktor domneva, da je računovodja vložil računovodske izkaze, in šele leto kasneje, po preteku dvanajstmesečnega roka, preveri evidenco Gospodarske zbornice. Če podjetje kmalu zatem zaide v finančne težave, se lahko ta pozna vložitev uporabi proti direktorju osebno v odškodninskem zahtevku, čeprav je podjetje samo, ne direktor, tisto, ki je zamudilo rok na papirju. Če hranite svojo kopijo potrdila o vložitvi, namesto da se zanašate izključno na besede svojega računovodje, se tej situaciji izognete.
Pogosta vprašanja
Ali morajo samostojni podjetniki vložiti letne računovodske izkaze?
Ne. Obveznost vložitve velja za pravne osebe, kot sta poslovno združenje ali nevladna organizacija; samostojnemu podjetniku (eenmanszaak) ni treba vložiti letnih računovodskih izkazov v trgovinski register.
Kaj se zgodi, če računovodske izkaze oddam pozno?
Pozna vložitev je že sama po sebi gospodarski prekršek in vpliva tudi na vaš položaj, če podjetje kasneje gre v stečaj: ustvarja domnevo, da je stečaj povzročilo slabo upravljanje, kar je veliko težje ovreči kot začeti iz nič.
Ali lahko še vedno vložim dokument na papirju?
Ne, ne kot splošno pravilo. Elektronsko vlaganje prek SBR je zdaj standardna pot za vse pravne osebe, vključno z velikimi podjetji, z izjemo dveh zgoraj opisanih izjem.
V povzetku
- Letne računovodske izkaze predložite v osmih dneh po sprejetju in najkasneje v dvanajstih mesecih po koncu poslovnega leta.
- Vložitev je treba opraviti elektronsko prek SBR; od 1. januarja 2026 to velja za vse pravne osebe, vključno z velikimi podjetji.
- Tuji subjekti, ki že objavljajo račune v svoji matični državi, in nekateri izdajatelji v okviru Wft so izvzeti.
- Pozna vložitev se lahko šteje za nepravilno upravljanje in direktorje izpostavi osebni odgovornosti, če podjetje kasneje gre v stečaj.
- Pred oddajo podatkov natančno preverite svoje podatke: za njihovo točnost sta odgovorna subjekt in njegov direktor.
Niste prepričani, kje ste? Povejte nam o svoji situaciji. V enem delovnem dnevu vam bomo sporočili, katere možnosti imate.
Kako Law & More vam lahko pri tem pomaga, je razloženo na naši odvetnik podjetja stran.
