Pravni nasveti za podjetnike na Nizozemskem: pet prednostnih nalog

Najbolj uporabni pravni nasveti za podjetnike na Nizozemskem se nanašajo na pet zgodnjih odločitev: vaša pravna oblika in z njo povezana osebna odgovornost, registracije in evidence, ki jih morate hraniti, vaše pogodbe in splošni pogoji, zaščita vaše blagovne znamke in podatkov ter podlaga, na kateri zaposlujete ljudi, ki delajo za vas. Glavna izjema od ideje, da vas podjetje ščiti, je odgovornost direktorja: direktor je lahko v določenih situacijah še vedno osebno odgovoren.

Vsako od teh zadev urejajo posebna nizozemska pravila. Reševanje vsake od njih je po začetku spora tudi veliko dražje kot prej. Spodaj povzemamo obveznosti, ki dejansko veljajo za podjetje s sedežem na Nizozemskem, skupaj z zakonskimi določbami, na katerih temeljijo. Ta članek je namenjen ustanoviteljem, samozaposlenim strokovnjakom in tujim podjetjem, ki ustanavljajo poslovanje na Nizozemskem.

Katero pravno obliko izbrati in kaj to pomeni za vašo osebno odgovornost?

Če želite ločiti poslovne dolgove od zasebnega premoženja, izberite pravno osebo. Samostojni podjetnik in družba z neomejeno odgovornostjo ne ponujata takšne ločitve; družba z omejeno odgovornostjo jo ponuja, vendar v določenih mejah.

Samostojni podjetnik (eenmanszaak) in družba z neomejeno odgovornostjo (vennootschap onder firma, vof) nimata lastne pravne osebnosti. Kot podjetnik odgovarjate z vsem svojim zasebnim premoženjem. V vof je vsak partner solidarno odgovoren za dolgove partnerstva.

Družba z omejeno odgovornostjo (besloten vennootschap, BV) je pravna oseba. Ustanovi se z notarskim zapisom in načeloma nosi lastne dolgove. Od reforme Flex-BV ni zahteve glede minimalnega kapitala. Vaša izbira je torej odvisna od tveganja in načina financiranja podjetja, ne od denarja, ki ga potrebujete za začetek.

Kdaj je lahko direktor poslovnega podjetja še vedno osebno odgovoren?

Ločitev premoženja, ki ga zagotavlja BV, ni absolutna. Direktor je dolžan podjetju pravilno opravljati svoje dolžnosti v skladu s členom 2:9 BW (nizozemskega civilnega zakonika).

Direktor je lahko tudi osebno odgovoren upnikom v skladu s členom 6:162 BW. To velja na primer, kadar je direktor prevzel obveznosti v imenu družbe, vedoč, da jih družba ne bo mogla izpolniti. V stečaju člen 2:248 BW odgovarja direktorju za primanjkljaj, če je upravni odbor očitno nepravilno opravljal svoje dolžnosti in je bil to pomemben vzrok za stečaj. Naš članek o odgovornosti direktorja na Nizozemskem pojasnjuje, kdaj je ta prag presežen.

Kaj se zgodi, če podpišete pogodbe, preden obstaja BV?

Nato ste osebno zavezani. Ta osebna odgovornost traja, dokler družba, ko je ustanovljena, ne ratificira zakona.

Zato je čas pomemben. Med podpisom pogodb v imenu ustanovitve bv in dejansko ustanovitvijo obstaja obdobje, v katerem oseba, ki deluje, nosi tveganje. To je tema našega vodnika o ustanovitvi bv . Praktični postopek od ideje do delujočega podjetja je opisan v našem članku o pravnih korakih, ki jih ne smete preskočiti pri ustanovitvi podjetja.

Katere registracije in evidence zahteva zakon?

Vsako podjetje mora biti registrirano v poslovnem registru in voditi ustrezne evidence. Pravne osebe morajo registrirati tudi svoje končne dejanske lastnike.

Vsako podjetje na Nizozemskem mora biti vpisano v trgovinski register (Handelsregister), ki ga vodi Gospodarska zbornica (Kamer van Koophandel, KvK). Prav tako je treba prijaviti spremembe naslova, direktorjev in pooblaščenih podpisnikov. Pravne osebe morajo poleg tega v register končnih dejanskih lastnikov registrirati svoje končne dejanske lastnike.

Ta register še vedno obstaja in registracija ostaja obvezna. Vendar je bil dostop širše javnosti zaprt po sodbi Sodišča Evropske unije iz novembra 2022. Vpogled je zdaj omejen na organe in stranke z legitimnim interesom.

Zakaj je vodenje knjigovodstva zakonska dolžnost in ne računovodska izbira?

Ker to zahteva zakon in ker lahko opustitev tega povzroči osebno odgovornost direktorja. Člen 2:10 BW zavezuje upravni odbor pravne osebe, da vodi evidence, iz katerih je mogoče kadar koli razbrati pravice in obveznosti družbe.

Te evidence je treba hraniti sedem let. Enaka dolžnost velja za fizične osebe, ki opravljajo dejavnost v skladu s členom 3:15i BW. BV mora svoje letne računovodske izkaze v zakonsko določenem roku predložiti tudi pri Handelsregister.

Če tega ne storite, to ni formalnost. V stečaju neustrezno vodenje evidenc ali nepravočasna vložitev računovodskih izkazov ustvari zakonsko domnevo o nepravilnem upravljanju in vzročni zvezi. V praksi je to za nizozemskega direktorja pomembna pot do osebne odgovornosti.

Ali lahko hitro zaprete podjetje brez premoženja?

Da, s turbo likvidacijo (turboliquidatie). Merilo je, da družba v trenutku likvidacije nima premoženja; lahko ima še vedno dolgove.

V skladu s pravili o preglednosti turbo likvidacij mora upravni odbor predložiti finančne izkaze in pojasnilo o razpustitvi pri Handelsregister. Upniki lahko pregledajo te dokumente. Turbo likvidacija zato ni način, da upnike pustimo v temi.

Ali morajo biti vaši sporazumi sklenjeni v pisni obliki in kako zagotovite, da se vaši splošni pogoji uporabljajo?

Večina pogodb je veljavnih tudi brez pisne oblike, vendar jih lahko dokažete s pisnim zapisom. Splošni pogoji vas varujejo le, če jih pravilno izročite.

Nizozemsko pogodbeno pravo je neformalno. Sporazum nastane s ponudbo in sprejemom v skladu s členom 6:217 BW. Razen nekaj izjem, kot sta prodaja nepremičnine potrošniku ali prenos avtorskih pravic, ni nujno, da je sklenjen v pisni obliki.

Ta svoboda ni razlog za trgovanje zgolj na podlagi e-poštnih potrditev. V skladu s 150. členom nizozemskega zakonika o civilnem postopku (Rv) mora stranka, ki se sklicuje na dogovorjeno, to dokazati.

Kako se izognete izgubi splošnih pogojev poslovanja?

Dajte drugi stranki razumno možnost, da se z njimi seznani, načeloma tako, da ji jih izročite pred ali ob sklenitvi pogodbe. Nizozemska zakonodaja omogoča, da se splošni pogoji zlahka izgubijo, če ta korak preskočite.

V skladu s členoma 6:233 in 6:234 BW je sklicevanje na spletno mesto zadostno le v določenih primerih. Pogoji, ki niso bili pravilno navedeni, se lahko razveljavijo in vaša klavzula o omejitvi odgovornosti nato izgine skupaj z njimi.

Kadar se obe stranki sklicujeta na svoje pogoje, člen 6:225(3) BW določa, da prevlada prvi sklic, razen če ga druga stranka izrecno zavrne. Vrstni red izmenjave torej določa, čigav droben tisk ureja posel. Naša razlaga splošnih pogojev in naš pregled vrst trgovinskih sporazumov podrobneje določata pravila.

Katere določbe si zaslužijo dodatno pozornost?

Dve klavzuli poplačata čas, porabljen zanje: klavzula o odgovornosti in klavzula o veljavnem pravu in pristojnosti.

Klavzula o odgovornosti z omejitvijo, ki se nanaša na vrednost pogodbe, skupaj z izključitvijo posredne izgube ima na sodišču veliko boljše možnosti kot splošna izključitev. Sodnik lahko splošno izključitev razveljavi kot nesprejemljivo v skladu s členom 6:248(2) BW.

Klavzula, ki navaja nizozemsko pravo in nizozemsko sodišče, preprečuje, da bi se spor s tujo nasprotno stranko moral voditi v tujini. Brez takšne klavzule bi lahko evropska pravila o veljavnem pravu in pristojnosti samodejno napotovala na drugo državo.

Kako zagotovite, da boste pravočasno plačani?

Dogovorite se za jasne plačilne pogoje, izstavite račun z datumom zapadlosti in hitro ukrepajte, ko stranka zamuja. Zamuda pri plačilu je pravni problem, šele nato problem denarnega toka.

Med podjetji je zakonsko določen plačilni rok trideset dni po prejemu računa, razen če se dogovorijo daljši rok. Dogovorjeni plačilni rok med podjetji načeloma ne sme presegati šestdeset dni. Veliko podjetje malemu ali srednje velikemu dobavitelju ne sme naložiti plačilnega roka, daljšega od trideset dni. Daljši rok je ničen, zakonski poslovni interes pa nato začne teči od enaintridesetega dne.

Zakonske komercialne obresti v skladu s členom 6:119a BW so precej višje od običajnih zakonskih obresti. Prihajajo samodejno, brez opomina.

Katere ukrepe sprejmete, ko stranka ne plača?

Sledite fiksnemu zaporedju. To zaporedje določa, kaj lahko zahtevate pozneje.

• Pošljite račun z jasnim datumom zapadlosti.
• Pošljite pisni opomin, s katerim dolžnika spravite v zamudo.
• Zahtevajte zakonske obresti in stroške izterjave.
• Šele nato vložite zahtevek na sodišču. Če je dolg nesporen in ga podjetje ni sposobno plačati, se lahko kot pritisk uporabi stečajni zahtevek.

Pridržek lastništva (eigendomsvoorbehoud, člen 3:92 BW), dogovorjen v vaših splošnih pogojih in sporočen pred dobavo, ostaja najcenejše zavarovanje, ki ga lahko ima dobavitelj.

Kako zaščitite svojo blagovno znamko, svoje stvaritve in svoje znanje?

Registrirajte svojo blagovno znamko, zavarujte avtorske pravice za delo, ki ga naročite, in ohranite zaupnost svojega znanja in izkušenj. Samo blagovno ime ni dovolj za rastoče podjetje.

Trgovsko ime je zaščiteno le z uporabo in le v regiji, kjer se uporablja. Registracija blagovne znamke pri Uradu Beneluksa za intelektualno lastnino (BOIP) ali blagovna znamka EU daje izključno pravico za registrirano blago in storitve.

Ta registracija se lahko prekliče, če se znamka v petih letih od registracije dejansko ne uporablja. Registracija vsega torej tudi ni strategija. Avtorske pravice nastanejo samodejno za programsko opremo, besedila, fotografije in dizajne brez registracije.

Kdo je lastnik del, ki jih ustvarijo svobodnjaki?

Samostojni podjetnik, razen če so pravice prenesene na vas s podpisano pogodbo. To je pravilo, ki ujame veliko podjetnikov v zadrego.

Člen 7 Zakona o avtorskih pravicah (Auteurswet) daje delodajalcu avtorske pravice za dela, ki jih ustvarijo zaposleni pri opravljanju svojih delovnih nalog. Ne velja za svobodne delavce, agencije ali izvajalce. Delo, naročeno samozaposlenemu razvijalcu ali oblikovalcu, ostane pri tej osebi, razen če se pravice prenesejo.

Znanje in izkušnja, ki je namerno varovana kot skrivnost in zaščitena z razumnimi ukrepi, se v skladu z Zakonom o varstvu poslovnih skrivnosti (Wet bescherming bedrijfsgeheimen) šteje za poslovno skrivnost. To vam daje pravico do tožbe zoper nezakonito pridobitev ali uporabo. To zaščito ustvarjajo klavzule o zaupnosti in nadzor dostopa. Pri patentih ne pozabite, da vsako javno razkritje pred vložitvijo uniči novost. Naš vodnik po pravu intelektualne lastnine na Nizozemskem zajema registracije in njihove pogoje.

Kaj morate storiti glede osebnih podatkov in kibernetske varnosti?

Če obdelujete osebne podatke, za vas velja GDPR. Organizacije v določenih sektorjih morajo upoštevati tudi nizozemski zakon o kibernetski varnosti.

Vsako podjetje, ki obdeluje osebne podatke, spada pod Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR). Na Nizozemskem to nadzira nizozemski organ za varstvo podatkov (Autoriteit Persoonsgegevens). Za skoraj vsako podjetje veljajo tri dolžnosti:

• Za vsako obdelavo potrebujete pravno podlago in jo morate biti sposobni navesti. Privolitev je le ena od šestih podlag, pri običajnih zaposlitvah ali odnosih z dobavitelji pa je običajno napačna.
• Voditi morate evidenco dejavnosti obdelave.
• Kadar druga stranka obdeluje osebne podatke po vaših navodilih, na primer ponudnik obračuna plač, ponudnik gostovanja ali ponudnik CRM, člen 28 GDPR zahteva pisni sporazum o obdelavi.

Kdaj morate prijaviti kršitev podatkov?

V dvainsedemdesetih urah po tem, ko ste za to izvedeli. O kršitvi obvestite organ za varstvo podatkov (Autoriteit Persoonsgegevens), razen če ni verjetno, da bi kršitev povzročila tveganje za prizadete osebe.

Piškotki in podobne tehnike, ki niso nujno potrebne, zahtevajo predhodno soglasje v skladu z Zakonom o telekomunikacijah (Telecommunicatiewet). Pasica, ki obiskovalce zgolj obvešča, ne izpolnjuje tega standarda.

Ali se zakon o kibernetski varnosti uporablja za vaše podjetje?

Lahko, če delujete v enem od sektorjev, ki jih določa. Zakon o kibernetski varnosti (Cyberbeveiligingswet), ki izvaja evropsko direktivo NIS2, od 15. avgusta 2026 dodaja še eno plast obveznosti.

Subjekti, ki spadajo v njegovo področje uporabe, se morajo registrirati pri pristojnem organu in sprejeti ustrezne ukrepe za obvladovanje tveganj. Pomemben incident morajo prijaviti v štiriindvajsetih urah, nato pa v dvainsedemdesetih urah poslati podrobnejše obvestilo. Prvi korak je ugotoviti, ali vaše podjetje spada v področje uporabe, saj obveznosti niso odvisne samo od velikosti. Naš pregled zahtev glede skladnosti za podjetja prikazuje režime, ki se lahko uporabljajo hkrati.

Je oseba, ki dela za vas, zaposlena ali samozaposlena?

To je odvisno od tega, kako je delo dejansko opravljeno, ne od tega, kako je poimenovano v pogodbi. Nizozemska zakonodaja obravnava vsebino delovnega razmerja.

V skladu s členom 7:610 BW obstaja pogodba o zaposlitvi, pri kateri ena stranka opravlja delo za drugo določeno obdobje, je plačana in dela v razmerju pooblastila. Vrhovno sodišče (Hoge Raad) je v sodbi v zadevi Deliveroo z dne 24. marca 2023 potrdilo, da o vprašanju odločajo vse okoliščine skupaj. Te vključujejo način organizacije dela, ali se delavec obnaša kot podjetnik in kako je določeno plačilo. Pogodba, ki določa drugače, ne spremeni izida.

Zakaj je to zdaj pomembnejše kot prej?

Ker davčni organi spet izvajajo. Moratorij na izvrševanje Zakona o oceni delovnih razmerij (deregulacija) (Wet DBA) se je končal 1. januarja 2025.

Davčna in carinska uprava (Belastingdienst) lahko zato ponovno naloži dodatne obračune, kadar se razmerje šteje za zaposlitev. Zakonodajalec pripravlja tudi nadaljnja pravila, vključno z zakonsko domnevo zaposlitve, vezano na urno postavko. Preden zaposlite nekoga, preverite trenutno stanje teh pravil.

Če gre za dejansko samozaposlitev, se prepričajte, da sporazum to vsebinsko odraža: določen rezultat, svobodo pošiljanja nadomestnega delavca, uporabo lastne opreme in več strank. Naša razlaga lažne samozaposlitve navaja dejavnike tveganja.

Kaj mora biti poskrbljeno pri zaposlovanju delavcev?

Pisna pogodba o zaposlitvi in ​​klavzule, ki izpolnjujejo zakonske omejitve. Napake pri tem pogosto povzročijo ničnost klavzule.

• A napisano pogodba o zaposlitvi z navedbo plače, ur, trajanja in veljavne kolektivne pogodbe o delu.
• Poskusna doba, ki izpolnjuje zakonske omejitve. Predolga poskusna doba je v celoti nična.
• Klavzula o prepovedi konkurence, ki je pisno dogovorjena s polnoletnim zaposlenim. V pogodbi za določen čas je veljavna le, če navaja prepričljive poslovne interese, ki jo upravičujejo.

Upoštevajte tudi, da se prehodno nadomestilo (transitievergoeding) ob odpovedi izplača od prvega dne zaposlitve. Zato se lahko izplača že, če pogodbo o zaposlitvi prekinete med poskusno dobo.

Kaj lahko storimo za vas kot podjetnika?

Naši korporativni in poslovni odvetniki delajo v nizozemščini in angleščini za ustanovitelje, uveljavljena podjetja in tuja podjetja s poslovanjem na Nizozemskem.

• Za vašo situacijo primerjamo samostojnega podjetnika, vof in bv ter uskladimo notarsko listino o ustanovitvi vašega bv.
• Pripravimo vam sporazum delničarjev in statut družbe BV.
• Napišemo ali pregledamo vaše splošne pogoje poslovanja, vključno z zgornjo mejo odgovornosti in izbiro nizozemskega prava in nizozemskega sodišča.
• Pregledamo pogodbo z vašim prvim zaposlenim ali samostojnim podjetnikom glede na člen 7:610 BW in pravila o izvrševanju Belastingdienst.
• Stranki, ki ne plača, pošljemo uradni opomin (ingebrekestelling) in uveljavljamo zakonske komercialne obresti ter stroške izterjave.
• Preverimo, ali GDPR in Zakon o kibernetski varnosti zahtevata vašo pogodbo o obdelavi, evidenco obdelave ali registracijo.

Povzetek

• BV ločuje poslovne dolgove od vašega zasebnega premoženja, vendar je direktor še vedno lahko osebno odgovoren v skladu s členi 2:9, 2:248 in 6:162 BW.
• Registrirajte se pri KvK in registru UBO, vodite ustrezne evidence sedem let in pravočasno oddajte letne računovodske izkaze.
• Pred sklenitvijo pogodbe ali ob njeni sklenitvi izročite splošne pogoje in se dogovorite o razumni omejitvi odgovornosti ter nizozemskem pravu in pristojnosti.
• Zavarujte avtorske pravice za naročena dela s podpisano listino, registrirajte svojo blagovno znamko in zaščitite svoje poslovne skrivnosti.
• Ocenite vsebino vsakega delovnega razmerja in preverite, ali GDPR in Zakon o kibernetski varnosti zahtevata vaše ukrepanje.

Pogosta vprašanja