Čezmejno delo na daljavo in okvirni sporazum EU o delu na daljavo: kaj morajo vedeti delodajalci na Nizozemskem

Zaposlena prosi za delo dva dni na teden iz Antwerpna ali iz hiše svojih staršev na Poljskem. To se sliši kot stvar urnika. Ni pa: čezmejno delo na daljavo hkrati vključuje tri ločene pravne sisteme in zahtevek lahko uveljavljajo tri različne države. Ta članek opisuje, kako pravilno obravnavati vprašanje, kaj Okvirni sporazum EU o čezmejnem delu na daljavo rešuje in česa ne ter kaj mora imeti delodajalec v evidenci, preden da privolitev.

Tri vprašanja, trije možni odgovori, tri različne države

Najpogostejša napaka je obravnava čezmejnega dela na daljavo kot enega vprašanja. Gre za tri vprašanja, ki jih urejajo različni instrumenti in se o njih odloča neodvisno:

• Sistem socialne varnosti katere države krije zaposlenega? Binarno, z načeloma natanko enim odgovorom.
• Katera država je delovno pravo ureja odnos? Ni binarno: izbrano pravo se lahko uporablja, medtem ko obvezna pravila druge države prevladajo nad njegovimi deli.
• Kje je zaposleni obdavčen in ali delodajalec pridobi davčno obveznost? Dve vprašanji, pri čemer se pozabi na izpostavljenost delodajalca.

Zaposleni, ki živi v Belgiji in je zaposlen v nizozemskem podjetju, dela tri dni od doma in dva dni v ... Eindhoven, lahko na koncu postanejo zavarovani na Nizozemskem, zaščiteni z belgijsko zakonodajo o obveznem zaposlovanju in delno obdavčeni v vsaki od njih; naš pregled čezmejno delovno pravo določa, kako te plasti medsebojno delujejo. To pomeni, da sistem deluje po načrtih.

Socialna varnost na prvem mestu

Začnite tukaj: odgovor je najčistejši in usmerja papirologijo. Znotraj EU, EGP in Švice Uredba 883/2004 usklajuje nacionalne sisteme. Ne usklajuje, temveč dodeljuje.

En sistem naenkrat

Vodilno načelo iz 11. člena Uredbe 883/2004 je, da za osebo velja zakonodaja le ene države članice. Privzeto pravilo je lex loci laboris : zavarovani ste tam, kjer dejansko delate, ne glede na to, kje živite ali kje ima sedež vaš delodajalec. Zaposleni, ki živi v Nemčiji, vendar dela v celoti v nizozemski pisarni, je zavarovan na Nizozemskem.

Delo v dveh ali več državah članicah

Delo na daljavo prekine preprost primer in prevzame 13. člen Uredbe 883/2004. Kadar zaposleni opravlja dejavnosti v dveh ali več državah članicah, je preizkus, ali se znaten del dela opravlja v državi stalnega prebivališča. V skladu s 14. členom Uredbe 987/2009 je ta prag 25 % delovnega časa ali plačila, ocenjenega v naslednjih dvanajstih mesecih.

• Pod 25 % v državi stalnega prebivališča: Zaposleni ostane zavarovan tam, kjer ima delodajalec registrirani sedež. Za nizozemskega delodajalca se nizozemska socialna varnost nadaljuje.
• Pri 25 % ali več: Pristojnost se prenese na državo stalnega prebivališča, nizozemski delodajalec pa se mora tam registrirati in plačevati prispevke po stopnjah te države.

V tem preobratu je ves problem. En dodaten dan dela od doma na teden lahko zaposlenega povsem izključi iz nizozemskega socialnega zavarovanja, kar ima posledice za pokojninsko zavarovanje, zdravstveno zavarovanje in prispevke. Nič pri tem ni postopno.

Okvirni sporazum EU o čezmejnem delu na daljavo

Okvirni sporazum obstaja zato, da bi ublažil to prepadno točko. Gre za večstranski sporazum, sklenjen v skladu s členom 16 Uredbe 883/2004, ki državam članicam omogoča, da se dogovorijo o izjemah od običajnih pravil o dodelitvi za določene osebe ali kategorije oseb.

Kaj počne

Kjer se uporablja, sporazum dovoljuje zaposlenemu, ki običajno dela na daljavo iz države stalnega prebivališča, da ostane zavarovan v državi, kjer ima delodajalec registrirani sedež, čeprav je bil presežen 25-odstotni prag bistvene dejavnosti. Pogoj v sporazumu je, da čezmejno delo na daljavo v državi stalnega prebivališča znaša manj kot 50 % celotnega delovnega časa . To je edini odstotek, ki ga določa sam sporazum. 25 % ni pogoj sporazuma, temveč prag bistvene dejavnosti iz 13. člena Uredbe 883/2004, pod katerim zaposleni ostane zavarovan v državi delodajalca, ne da bi se bilo treba sklicevati na kakršen koli sporazum. V praksi torej sporazum ustreza razponu med 25 % in 50 %.

Pogoji

• Obe državi morata biti podpisnici. Na dan pisanja tega članka ga je podpisalo 23 držav: Avstrija, Belgija, Hrvaška, Češka, Estonija, Finska, Francija, Nemčija, Irska, Italija, Lihtenštajn, Litva, Luksemburg, Malta, Nizozemska, Norveška, Poljska, Portugalska, Slovaška, Slovenija, Španija, Švedska in Švica. Večina ga je začela uporabljati 1. julija 2023; Slovenija 1. septembra 2023, Italija 1. januarja 2024, Litva 1. maja 2024, Irska 1. junija 2024 in Estonija 1. februarja 2026. Danska, Grčija, Madžarska, Bolgarija, Romunija, Ciper, Latvija in Islandija niso podpisnice, Združeno kraljestvo pa je nakazalo, da ga ne bo podpisalo.
• Ni samodejno. Bistvo, ki ga delodajalci najpogosteje spregledajo: ne deluje po sili zakona na podlagi dejstev. Zahtevo je treba s soglasjem delodajalca in delavca vložiti pri pristojnem nosilcu države, katere zakonodaja se zahteva – v primeru nizozemskega delodajalca je to Sociale Verzekeringsbank. Brez zahteve veljajo običajna pravila in delavec je lahko preprosto zavarovan v tujini.
• Rezultat je certifikat A1. Prenosni dokument, ki dokazuje, katera zakonodaja države se uporablja: kaj zahteva tuji inšpektorat in edini praktični dokaz, da je bil dogovor sklenjen.
• Zajema samo delo na daljavo. Obravnava delo, ki se opravlja na daljavo iz države stalnega prebivališča z uporabo informacijske tehnologije za ohranjanje povezave z delovnim okoljem delodajalca, ne pa obiskov strank, dela na lokaciji, prodajnih dejavnosti ali vožnje tja. Zaposleni, ki dela na daljavo 40 % in hkrati obiskuje stranke v tej državi, ne spada vanj.
• Ima dvostranski učinek. Obravnava le primer dveh držav: države stalnega prebivališča in države delodajalca.

Sporazum ni statičen, prav tako ne zgornji seznam: Estonija se je pridružila šele 1. februarja 2026. Tabelo podpisnikov in veljavno besedilo objavlja belgijska zvezna služba za socialno varnost, ki vzdržuje seznam podpisnikov za sodelujoče države, SVB pa objavlja nizozemsko stališče. Preden se zanesete na sporazum za nov dogovor ali podaljšate vozniško dovoljenje A1, ki je od njega odvisno, preverite oboje, namesto da bi domnevali, da je tisto, kar je veljalo ob sklenitvi dogovora, še vedno resnično.

Zahteva, vložena z zamudo, ni nujno izgubljena. SVB sprejema zahteve z retroaktivnim učinkom do treh mesecev, pod pogojem, da so bili prispevki v tem obdobju dejansko dosledno plačevani v državi, katere zakonodaja se zahteva. Vrzel, ugotovljena pri pregledu plač, je zato treba takoj odpraviti, saj je rok za njeno ureditev kratek.

Kjer se okvirni sporazum ne uporablja

Če katera koli država ni podpisala pogodbe, če delavec dela iz tretje države, če delo na daljavo doseže 50 % ali če v državi stalnega prebivališča poteka dejavnost, ki ni delo na daljavo, se nadaljujejo običajna pravila: če delavec preseže 25 % v državi stalnega prebivališča, je tam zavarovan, nizozemski delodajalec pa se mora registrirati kot tuji delodajalec in prispevke nakazovati lokalno. Še vedno je mogoče zaprositi za individualno izjemo v skladu s 16. členom Uredbe 883/2004, vendar se morata zanjo strinjati obe državi, je diskrecijska in počasna. Zunaj EU, EGP in Švice se lahko uporablja dvostranska pogodba; kjer je Nizozemska nima, je dvojno zavarovanje ali vrzel v kritju realna.

Delovno pravo: Rim I in pravila, ki jih ni mogoče odstopiti od pogodbe

Pristojnost za socialno varnost vam ne pove ničesar o tem, katero delovno pravo se uporablja. To je področje Rimskega sporazuma I in deluje drugače. V skladu s 3. členom Rimskega sporazuma I lahko stranke izberejo veljavno pravo, večina nizozemskih pogodb pa izbere nizozemsko pravo. 8. člen Rimskega sporazuma I omejuje, kaj ta izbira doseže za pogodbo o zaposlitvi: delavcu ne more odvzeti varstva določb, od katerih ni mogoče odstopati z dogovorom po pravu, ki bi se uporabljalo brez izbire – najprej pravo države, v kateri ali iz katere delavec običajno opravlja delo. 8. člen Rimskega sporazuma I vsebuje tudi odstopno klavzulo, kadar je pogodba tesneje povezana z drugo državo, 9. člen Rimskega sporazuma I pa dodaja prevladujoče obvezne določbe sodišča. To interakcijo smo podrobneje opisali v našem članku o tem, kje se avtonomija strank sreča z obveznim pravom.

Praktične posledice je treba jasno povedati. Zaposleni, ki dejansko opravlja večino dela od doma v drugi državi članici, lahko tam običajno dela. Nizozemsko pravo lahko ostane izbrano pravo, medtem ko poleg njega veljajo obvezna varstva te države – in zaščita pred odpovedjo je zelo pogosto obvezna. Nizozemski delodajalec, ki po običajni poti sledi postopku UWV ali okrožnega sodišča, lahko ugotovi, da ni izpolnil zahtev glede odpovedi, odpustitve ali postopkovnih zahtev države, v kateri zaposleni dejansko dela. Minimalna plača, delovni čas, plačan dopust, zaščita pred diskriminacijo in pravila o prepovedi konkurence zahtevajo enako obravnavo. Tukaj ni praga, ki bi bil primerljiv s testom socialne varnosti 25 %: „običajno izvaja“ je kvalitativna ocena, kje je težišče razmerja.

Ko delo na daljavo postane objavljanje

Delodajalci domnevajo, da se Direktiva o napotitvi delavcev nanaša na gradbene ekipe in prevoznike. Njeno področje uporabe v 1. členu Direktive 96/71/ES zajema nadnacionalno opravljanje storitev: napotitev na podlagi pogodbe s prejemnikom v drugi državi članici, napotitev v skupinsko podjetje ali najem prek agencije za začasno delo. 3. člen nato nalaga trdo jedro pogojev države gostiteljice – delovni čas, plačan dopust, plačilo, zdravje in varnost, enako obravnavanje – ki jih je razširila Direktiva 2018/957.

Čisto delo na daljavo od doma zaposlenega za delodajalčev račun običajno ni napotitev: prejemniku v drugi državi ni zagotovljena nobena storitev. Vendar pa se meja prestopa lažje, kot delodajalci pričakujejo. Če zaposleni na daljavo dela na kraju samem pri stranki v svoji državi stalnega prebivališča, je tam nameščen v skupini podjetij ali je na voljo drugemu podjetju, se uporabi ureditev napotitve države gostiteljice, vključno z obveznostmi izvrševanja iz Direktive 2014/67/EU. Na Nizozemskem je to obveznost obveščanja WagwEU, ki jo mora tuji delodajalec izpolniti pred začetkom dela; druge države članice upravljajo svoje portale, nizozemski delodajalci pa jih morajo uporabljati, ko tok dela poteka navzven.

Davek: izpostavljenost delodajalca je na prvem mestu

Ta razdelek je namerno visokorazsežen. Davčna stališča se opirajo na specifična besedila pogodb in dejstva, tukaj pa ni ničesar, kar bi lahko bilo davčno svetovanje; pred kakršnim koli dogovorom se posvetujte z davčnim svetovalcem.

Tveganje stalne poslovne enote

Najpomembnejša izpostavljenost ni davčni račun zaposlenega. Gre za to, da lahko domača pisarna v tujini predstavlja stalno poslovno enoto delodajalca v tej državi v skladu s členom o stalni poslovni enoti veljavne pogodbe. Vprašanje je na splošno, ali je domača pisarna na voljo delodajalcu in se uporablja dovolj redno za poslovanje, in ali zaposleni ločeno običajno sklepa pogodbe ali ima glavno vlogo pri njihovi sklenitvi kot odvisni zastopnik. Višje in komercialne vloge nosijo bistveno večje tveganje. Stalna poslovna enota prinaša davčno prijavo za podjetja, pripis dobička in pogosto lokalne odtegljaje plač.

Položaj zaposlenega

Dohodek iz zaposlitve se dodeli v skladu s členom o dohodku iz zaposlitve iz veljavne pogodbe. Na splošno se dohodek obdavči tam, kjer se delo fizično opravi, razen če je zaposleni prisoten v drugi državi le omejeno obdobje, plačilo pa izplača delodajalec, ki tam ni rezident, in ga ne krije stalna poslovna enota. Deljeni delovni dnevi pomenijo deljene pravice do obdavčitve in posledice za plačilno listo na obeh straneh.

Belgija in Nemčija

Nizozemska ima dvostranske pogodbe z Belgijo in Nemčijo, čezmejno delo na delo pa je v obeh odnosih dolgoletno politično vprašanje. Dnevi dela od doma so aktivna tema pogajanj, položaj pogodbe z Belgijo pa se spreminja: leta 2023 je bila podpisana nova pogodba, njen začetek veljavnosti in prvo leto uporabe pa sta zabeležena v Verdragenbank na verdragenbank.overheid.nl, kar je edino mesto, kjer je to vredno preveriti. Preden se vzpostavi plačilna lista, je treba ugotoviti, katero besedilo pogodbe ureja zadevno leto in kaj pravi o dnevih dela od doma – ne na podlagi prejšnje prakse in ne na podlagi poročanja medijev o podpisu.

Delovni pogoji ter zdravje in varnost na domačem delovnem mestu v tujini

Nizozemska zakonodaja o zdravju in varnosti se ne ustavi v prostorih delodajalca. V skladu z zakonom o delovnem mestu (Arbeidsomstandighedenwet) ima delodajalec dolžnosti za delovno mesto, ki ga dovoljuje zaposlenemu: 3. člen zahteva politiko, usmerjeno v najboljše možne delovne pogoje, 5. člen pa popis in oceno tveganj, z ločenim režimom za delo, neodvisno od lokacije. V tujini delodajalec ne more takoj opraviti pregledov in se lahko sooči z drugim, lokalnim režimom. Izvedljiv pristop je samoocena zaposlenega, dokumentiran standard opreme, pisna navodila in način poročanja o incidentih, ki deluje iz tujine. Nesreča na domačem delovnem mestu v tujini prav tako povzroči odgovornost v skladu s 7. členom nizozemskega civilnega zakonika, ta dolžnost skrbnosti pa očitno ni ožja, ker je pisarna v drugi državi.

Varstvo podatkov in oprema

Delo na daljavo znotraj EGP ne povzroča težav s prenosom. Delo od zunaj pa jih povzroča: dostop do osebnih podatkov iz tretje države zahteva zakonito podlago za prenos, kar se v shemah »dela od kjer koli« rutinsko spregleda. Ne glede na lokacijo bodite jasni glede tega, kdo je lastnik opreme, ali se lahko uporabljajo osebne naprave, kako se ravna z zaupnimi informacijami v skupnem gospodinjstvu, zavarovanje strojne opreme v tujini in njena vrnitev po koncu zaposlitve.

Dokumenti, ki jih je treba imeti na voljo

• Politika dela na daljavo. Dovoljene države, najvišji odstotek tujine, zahteve za odobritev, delovni čas in razpoložljivost, stroški, oprema, varnost in izrecna pravica do preklica ali spremembe dovoljenja, če se spremeni pravni položaj.
• Dodatek k pogodbi o zaposlitvi. Individualno in specifično: dogovorjeni kraj dela, dogovorjena delitev, veljavno pravo in pristojno sodišče ter lastne odgovornosti zaposlenega pri vložitvi davčne napovedi. Naj bo časovno omejeno in izrecno preklicno, tako da sprememba socialne varnosti ali davčnega položaja delodajalca ne bo vezala na strukturo, ki je ne more več vzdrževati.
• Registracija in vloga A1. Kjer se uporablja sporazum, zahteva prek SVB s soglasjem obeh strank in v evidenci A1. Če se ne uporablja, je treba registracijo v tujini in vzpostaviti obračun plač pred datumom začetka, ne po njem.
• Cikel pregledov. Vsak prag je usmerjen v prihodnost, zato ga pregledajte vsaj letno in takoj ob vsaki spremembi prebivališča, vloge, delovnega vzorca ali ur.

Kontrolni seznam: zaposleni prosi za delo iz tujine

• Katera država in ali je v EU, EGP ali Švici?
• Kolikšen odstotek celotnega delovnega časa v naslednjih dvanajstih mesecih?
• Ali gre za resnično delo na daljavo ali bodo tam obiski strank ali delo na lokaciji?
• Ali odstotek glede na državo stalnega prebivališča ostane pod 25 %, se giblje med 25 % in 50 % ali doseže 50 %?
• Ali sta obe državi podpisnici in ali je bila vložena zahteva in pridobljen obrazec A1?
• Če ne, ali je registracija za tujo socialno varnost urejena pred datumom začetka?
• Ali lahko delavec tam običajno dela v smislu 8. člena Rimske uredbe I in kaj zahteva zaščita pred odpuščanjem v tej državi?
• Ali delovno mesto – delovna sila, pooblastila za podpisovanje pogodb, delo v stiku s strankami – ustvarja tveganje stalne poslovne enote?
• Je davčni svetovalec potrdil stanje plač v obeh državah?
• Ali je domače delovno mesto ocenjeno, opremljeno in zavarovano ter ima pot za prijavo incidentov?
• Ali mehanizem prenosa zajema kakršno koli obdelavo podatkov izven EGP?
• Ali obstaja podpisan, preklicljiv dodatek in zabeležen datum pregleda?

Law & More Svetuje delodajalcem na Nizozemskem glede čezmejnega dela na daljavo: zahteva A1 prek SVB, registracija tujega socialnega zavarovanja in obračuna plač, kadar okvirni sporazum ne velja, delovno pravo, ki velja poleg nizozemske pogodbe, ter politika in dodatek, ki ohranjata preklic dogovora. Če je zaposleni zaprosil za delo iz tujine, se obrnite na nas pred začetkom dogovora in ne po prvem obračunu plač.