Korporativno upravljanje na Nizozemskem: pravila za poslovne in nevladne družbe

Obveznosti korporativnega upravljanja za nizozemska podjetja izvirajo iz treh virov: 2. knjige nizozemskega civilnega zakonika (BW), nizozemskega kodeksa korporativnega upravljanja za podjetja, ki kotirajo na borzi, in sektorskih predpisov za finančne institucije in druga regulirana podjetja. Večina napak pri skladnosti nastane, ko se te plasti zamenjujejo, na primer, ko zasebno podjetje domneva, da se kodeks nanaša nanj, ali ko podjetje, ki kotira na borzi, kodeks obravnava kot neobveznega.

Za zasebno podjetje je praktično jedro skromno, a pogosto zanemarjeno: odločitve, ki jih sprejme ustrezni organ, postopek za obravnavo nasprotja interesov, ustrezne evidence in pravočasno vloženi letni računovodski izkazi. Zamuda roka za vložitev ima resne posledice, saj v primeru stečaja vodi do domneve o nepravilnem upravljanju.

Katera pravila veljajo za vaše podjetje?

Za vsako nizozemsko poslovno družbo in nevladno družbo veljajo obvezna pravila iz 2. knjige Kodeksa korporativnega upravljanja. Nizozemski kodeks korporativnega upravljanja velja samo za družbe, ki kotirajo na borzi, sektorska pravila pa veljajo le, če poslujete v reguliranem sektorju.

Knjiga 2 BW določa, kdo kaj počne v družbi: uprava (bestuur) vodi družbo, nadzorni svet (raad van commissarissen) jo nadzira, če obstaja, skupščina delničarjev (algemene vergadering) pa sprejema odločitve, ki so ji pridržane z zakonom ali statutom. Ta pravila veljajo tako za zasebno delniško družbo (besloten vennootschap, BV) kot za delniško družbo (naamloze vennootschap, NV), z razlikami v podrobnostih. Zakonsko besedilo je na voljo na spletni strani wetten.overheid.nl.

Nizozemski kodeks korporativnega upravljanja vsebuje načela in določbe o najboljši praksi za družbe, ki kotirajo na borzi. Družbe, ki kotirajo na borzi, morajo v svojem poslovnem poročilu poročati, ali ga upoštevajo, in pojasniti morebitna odstopanja. Trenutno besedilo kodeksa korporativnega upravljanja je objavil nadzorni odbor na spletni strani mccg.nl.

Banke, zavarovalnice, investicijske družbe in nekatera druga podjetja se soočajo z dodatnimi pravili upravljanja, na primer glede primernosti in integritete direktorjev, ki jih nadzirata De Nederlandsche Bank (DNB) in nizozemski organ za finančne trge (AFM). Če je vaše podjetje regulirano, so ta pravila nadrejena pravu gospodarskih družb.

Ali potrebujete dvonivojsko desko?

Načeloma ne. BV ali NV lahko deluje samo z upravo, z upravo in nadzornim svetom (dvotirni sistem) ali z enim samim upravnim odborom izvršnih in neizvršnih direktorjev (enotirni sistem, člen 2:129a in člen 2:239a BW).

Nadzorni svet postane obvezen v okviru strukturne ureditve (structuurregime) za velike družbe. Ta ureditev se uporablja, ko družba neprekinjeno izpolnjuje tri merila: njen izdani kapital in rezerve presegajo prag, določen z odlokom, ima sama ali odvisna družba svet delavcev in zaposluje vsaj 100 ljudi na Nizozemskem. Nadzorni svet strukturne družbe ima dodatna pooblastila, kot je imenovanje direktorjev v režimu polne strukturne ureditve. Enotirni odbor z neizvršnimi direktorji lahko nadomesti nadzorni svet.

Manjša podjetja redko potrebujejo nadzorni svet. Vlagatelji včasih zahtevajo nadzorni svet ali svetovalni odbor; svetovalni odbor brez podlage v statutu nima zakonskih pooblastil v skladu z 2. knjigo BW.

Kakšne naloge imajo direktorji?

Direktorji morajo svoje dolžnosti opravljati pravilno in v interesu družbe ter njenega poslovanja (člen 2:9 in člen 2:129 ali 2:239 BW). Ta interes vključuje interese delničarjev, zaposlenih in drugih deležnikov.

Uprava je kolektivno odgovorna, tudi če so si direktorji razdelili naloge med seboj. V skladu s členom 2:9(2) BW se direktor izogne ​​odgovornosti za nepravilno upravljanje le, če zadeva ni bila njegova odgovornost v skladu z delitvijo nalog, če ga ni mogoče kriviti zanjo in če ni bil malomaren pri sprejemanju ukrepov za preprečevanje posledic. V praksi to pomeni, da direktor ne more preprosto reči, da so bile finance področje dela kolega.

Direktor je osebno odgovoren družbi le, če mu je mogoče izreči resen očitek (ernstig verwijt). To je visok prag. Ravnanje v nasprotju s statutom, neupoštevanje jasnih opozoril ali prevzemanje nesprejemljivih tveganj lahko doseže ta prag. Direktorji so lahko odgovorni tudi tretjim osebam, na primer, če povzročijo, da družba prevzame obveznosti, čeprav so vedeli ali bi morali vedeti, da jih ne more izpolniti.

Skupščina lahko vsako leto podeli direktorjem razrešnico za njihovo vodenje. Razrešnica ni samodejna in ima omejitve. V skladu z nizozemsko sodno prakso zajema le tisto, kar so delničarji lahko izvedeli iz letnih računovodskih izkazov ali iz informacij, ki so jim bile kako drugače posredovane. Ne ščiti direktorja pred zahtevki stečajnega upravitelja v imenu upnikov.

Direktorji morajo voditi tudi ustrezne evidence o finančnem stanju družbe, da se lahko njene pravice in obveznosti kadar koli ugotovijo (člen 2:10 BW). Te evidence je treba hraniti sedem let. V stečaju slabe evidence vodijo do enake domneve o nepravilnem upravljanju kot pozna vložitev letnih računovodskih izkazov.

Kako ravnate v primeru navzkrižja interesov?

Direktor z neposrednim ali posrednim osebnim interesom, ki je v nasprotju z interesi družbe, ne sme sodelovati pri posvetovanjih in odločanju o tej zadevi (člen 2:129(6) in člen 2:239(6) BW). Če na podlagi tega ni mogoče sprejeti nobenega sklepa, odloči nadzorni svet ali skupščina, če nadzornega sveta ni, razen če statut določa drugače.

Navzkrižje interesov obstaja, kadar od direktorja ni mogoče pričakovati, da bo služil interesom družbe z zahtevano integriteto in objektivnostjo, na primer, ko družba sklene pogodbo z drugo družbo, ki je v lasti tega direktorja. V zapisnik zabeležite, da direktor ni sodeloval in zakaj. Sklep, sprejet v nasprotju s pravilom o navzkrižju interesov, se lahko razveljavi, direktor, ki pravilo prezre, pa je bolj izpostavljen odgovornosti.

Primer za ponazoritev: poslovno združenje ima dva direktorja, od katerih je eden tudi lastnik podjetja, ki bo poslovno združenje oddalo v najem stavbo. Ta direktor bi moral razglasiti navzkrižje interesov, zapustiti razpravo in ne glasovati. Drugi direktor odloča sam, zapisnik pa zabeleži, zakaj je najemnina na tržni ravni. Če statut v takem primeru odločitev prepušča nadzornemu svetu ali skupščini, odloči ta organ.

V družbi z edinim direktorjem, ki je tudi edini delničar, odločitev sprejme skupščina. Še vedno je priporočljivo, da se to zabeleži pisno, saj bo stečajni upravitelj takšne transakcije pozneje natančno preučil.

Katere odločitve pripadajo delničarjem?

Skupščina ima vsa pooblastila, ki jih zakon ali statut ne dodeljujeta upravi ali drugim organom. Ta vključujejo sprejetje letnih računovodskih izkazov, spremembo statuta, imenovanje in razrešitev direktorjev ter v primeru BV odločanje o izplačilih.

Delničarji imajo pravico do udeležbe na skupščini in govora na njej ter, odvisno od svojih delnic, do glasovanja. Od zakona Flex BV iz leta 2012 lahko statut BV ustvari delnice brez glasovalne pravice ali brez pravice do dobička. Statut lahko tudi od uprave zahteva, da upošteva navodila skupščine, če ta navodila niso v nasprotju z interesi družbe.

Izplačilo delničarjem v BV je predmet dveh preizkusov. Lastniški kapital mora presegati rezerve, ki jih je treba vzdrževati, uprava pa mora odobriti izplačilo, kar lahko stori le, če lahko družba po tem še naprej plačuje svoje zapadle dolgove (člen 2:216 BW). Direktorji, ki odobrijo izplačilo, čeprav so vedeli ali bi morali predvideti, da družba ne more več plačevati svojih dolgov, so solidarno odgovorni za primanjkljaj.

Kdaj morate pripraviti in vložiti letne računovodske izkaze?

Uprava mora pripraviti letne računovodske izkaze v petih mesecih po koncu poslovnega leta, pri čemer lahko skupščina to obdobje podaljša za največ pet mesecev (člen 2:210 BW za BV). Računovodske izkaze je treba predložiti Gospodarski zbornici (KvK) v osmih dneh po sprejetju in v vsakem primeru v dvanajstih mesecih po koncu poslovnega leta (člen 2:394 BW).

Mala podjetja lahko predložijo skrajšane računovodske izkaze, vendar jih morajo vseeno predložiti. Posledice pozne predložitve so znatne. Če gre podjetje v stečaj v treh letih po pozni predložitvi, se šteje, da je uprava nepravilno opravljala svoje dolžnosti, in to se šteje za pomemben vzrok za stečaj (člen 2:248(2) BW). Direktorji se nato soočajo z osebno odgovornostjo za primanjkljaj, razen če lahko ovržejo domnevo, kar je težko.

Prav tako posodabljajte register delničarjev (člen 2:194 BW za BV) in registrirajte končne dejanske lastnike (UBO) pri Gospodarski zbornici.

Katera dodatna pravila veljajo za družbe, ki kotirajo na borzi?

Družbe, ki kotirajo na borzi, morajo uporabljati Kodeks korporativnega upravljanja na podlagi načela »upoštevaj ali pojasni« in izpolnjevati nadaljnje zakonske zahteve glede sestave upravnega odbora, prejemkov in razkritja. AFM nadzoruje njihove obveznosti glede finančnega poročanja in razkritja.

„Upoštevaj ali pojasni“ pomeni, da je odstopanje od kodeksa dovoljeno, če ga družba ustrezno pojasni v svojem poslovnem poročilu. To ne pomeni, da je kodeks neobvezen: družba, ki kodeksa ne upošteva in ne pojasni, krši svojo zakonsko dolžnost poročanja. Delničarji lahko to zadevo izpostavijo na skupščini.

Nadzorni odbor je 20. marca 2025 objavil posodobljeno različico, Kodeks korporativnega upravljanja 2025. Velja za poslovna leta, ki se začnejo 1. januarja 2025 ali pozneje. Pomembna dopolnitev je, da mora uprava podati izjavo o učinkovitosti notranjih sistemov za upravljanje tveganj in nadzor družbe. Kodeks 2025 je bil določen z odlokom z dne 23. januarja 2026 (Staatsblad 2026, 15) v skladu s členom 2:391a BW, zato mu je dolžnost poročanja naložena po zakonu.

Od 1. januarja 2022 mora nadzorni svet neodvisno od borze (NV), ki kotira na borzi, sestavljati vsaj tretjina moških in vsaj tretjina žensk, imenovanje, ki ne prispeva k temu ravnovesju, pa je nično (člen 2:142b BW). Velike NV in BV morajo prav tako določiti ustrezne cilje za uravnoteženo zastopanost spolov v svojih upravnih in nadzornih svetih ter o njih poročati. Družbe, ki kotirajo na borzi, morajo poleg tega skupščini predložiti v sprejetje politiko prejemkov in objaviti letno poročilo o prejemkih.

Katera druga pravila vplivajo na upravljanje?

Sodelovanje zaposlenih, zaščita žvižgačev, preverjanje naložb in poročanje o trajnostnem razvoju dodajajo obveznosti. Katere veljajo, je odvisno od vaše velikosti in sektorja.

Podjetje, ki običajno zaposluje vsaj 50 ljudi, mora v skladu z Zakonom o svetih delavcev (Wet op de ondernemingsraden) ustanoviti svet delavcev (ondernemingsraad). Svet delavcev ima pravico svetovati pri pomembnih odločitvah, kot sta sprememba nadzora ali večja reorganizacija, in pravico do soglasja k nekaterim predpisom o zaposlovanju. Če te pravice ne upošteva, lahko Zbornica podjetij (Ondernemingskamer) odločitev blokira.

Delodajalci z najmanj 50 zaposlenimi morajo imeti vzpostavljen interni postopek za prijavo domnevnih kršitev v skladu z Zakonom o zaščiti žvižgačev (Wet bescherming klokkenluiders). Naložbe v podjetja, ki so aktivna v ključnih procesih ali občutljivi tehnologiji, je morda treba priglasiti v skladu z Zakonom o preverjanju naložb (Wet Vifo).

Tudi za velika podjetja veljajo pravila EU o poročanju o trajnosti. EU je v letih 2025 in 2026 spremenila obseg in časovni okvir teh pravil, zato preden vzpostavite postopek poročanja, preverite, katere zahteve veljajo za vaše podjetje za katero poslovno leto.

Kaj se zgodi, ko gre upravljanje narobe?

Delničarji ali svet delavcev lahko zaprosijo Podjetniško zbornico Amsterdam Prizivno sodišče lahko odredi preiskavo politike in zadev družbe. Podjetniška zbornica lahko sprejme tudi takojšnje ukrepe, kot je suspendiranje direktorjev ali imenovanje začasnega nadzornega direktorja.

Postopek preiskave (enquêteprocedure) v skladu s členom 2:344 in naslednjimi členi BW je močno orodje v sporih med delničarji. Prag za delničarje je odvisen od velikosti družbe in njenega kapitala. Če preiskava pokaže slabo upravljanje, lahko sodišče naloži dokončne ukrepe, vključno z razrešitvijo direktorjev ali razveljavitvijo sklepov. Ločeno je lahko sklep, ki ni bil sprejet v skladu z zakonom ali statutom, ničen ali izpodbojen (člena 2:14 in 2:15 BW). Skrbno odločanje torej ščiti družbo in direktorje.

Kaj morate kot direktor preveriti?

Večina odgovornosti direktorja se začne s spregledano formalnostjo. Te točke preverite vsaj enkrat letno.

• Ali sklepe sprejme organ, ki ga določajo členi, in so zabeleženi v pisni obliki?
• Ali imate postopek za nasprotje interesov v skladu s členom 2:129(6) ali 2:239(6) BW in ali se o neudeležbi vodi zapisnik?
• Ali so letni računovodski izkazi pripravljeni v petih mesecih in predloženi KvK v dvanajstih mesecih po poslovnem letu?
• Ali vsaka razdelitev v BV opravi preizkus razdelitve iz člena 2:216 BW, dokumentiran ob odobritvi?
• Ali je podjetje doseglo prag 50 zaposlenih za svet delavcev in postopek prijavljanja nepravilnosti oziroma merila strukturne ureditve?

Kaj morate preveriti kot delničar?

Delničarji izvajajo vpliv prek skupščine in statuta. Preden investirate ali glasujete, preverite te točke.

• Katere odločitve statut pridržuje za skupščino in ali lahko ta daje navodila upravnemu odboru?
• Ali vaše delnice prinašajo glasovalne pravice in pravice do dobička ali so s statutnimi določili ustvarjeni drugi razredi v skladu s pravili Flex BV?
• Ali je vaše ime pravilno vpisano v register delničarjev?
• Ali podelitev razrešnice zajema več kot le letne računovodske izkaze in informacije, ki ste jih dejansko prejeli?
• Ali imate dovolj delnic, da lahko zahtevate preiskavo pri Podjetniški zbornici v skladu s členom 2:346 BW?

Kaj lahko storimo za vas na področju korporativnega upravljanja?

Direktorjem, nadzornim direktorjem in delničarjem nizozemskih podjetij svetujemo glede upravljanja, odločanja in odgovornosti; več informacij najdete na naši strani za korporativne odvetnike in v našem članku o registraciji podjetja na Nizozemskem .

• Pregledamo vašo ustanovno listino in delničarski sporazum ter predlagamo spremembe.
• Pripravljamo osnutke sklepov upravnega odbora in delničarjev, vključno z sklepi o nasprotju interesov in izplačilih.
• Vzpostavili smo postopek za obravnavo nasprotja interesov in pravila upravnega odbora, ki ustrezajo vašemu podjetju.
• Ocenjujemo tveganja odgovornosti direktorjev po zamujenem roku za vložitev zahtevka ali sporni izplačili.
• Pripravljamo in vodimo postopke preiskav pred Podjetniško zbornico Amsterdam Pritožbeno sodišče.

Povzetek

• Knjiga 2 BW velja za vse poslovne in nevladne družbe (BV); Kodeks korporativnega upravljanja velja za družbe, ki kotirajo na borzi, na podlagi načela »upoštevaj ali pojasni«.
• Nadzorni svet je obvezen le v okviru strukturne ureditve; možen je tudi enotirni upravni odbor.
• Direktor z nasprotujočimi si osebnimi interesi ne sme sodelovati pri odločanju.
• Letne računovodske izkaze vložite v dvanajstih mesecih po koncu poslovnega leta; pozna vložitev vodi do domneve o nepravilnem upravljanju v stečaju.
• Izplačila v BV zahtevajo odobritev upravnega odbora na podlagi testa solventnosti, z osebno odgovornostjo direktorjev, ki se zmotijo.

Pogosta vprašanja