Okvir korporativnega upravljanja: kdo odloča in kdo nadzira?

Okvir korporativnega upravljanja je niz pravil, ki določajo, kdo v vašem podjetju odloča o čem, kdo nadzira in kako direktorji odgovarjajo za svoje odločitve. Na Nizozemskem je večina tega okvira določena z zakonom v 2. knjigi nizozemskega civilnega zakonika (Burgerlijk Wetboek, BW); nizozemski kodeks korporativnega upravljanja dodaja zavezujoča pravila »upoštevaj ali pojasni« le za družbe, ki kotirajo na borzi.

Za zasebno podjetje (bv) okvir sestavljajo predvsem statut, delničarski sporazum in nekaj notranjih pravil. Za podjetja, ki kotirajo na borzi, ali velika podjetja vključuje tudi nadzorno strukturo, odbore in obsežne poročevalske dolžnosti. Spodaj pojasnjujemo pravne temelje, možnosti, ki jih lahko sprejmete, in korake za vzpostavitev delujočega okvira.

Zakaj je okvir upravljanja pomemben?

Jasen okvir preprečuje spore glede pristojnosti in ščiti direktorje pred odgovornostjo. Prav tako kaže vlagateljem, bankam in regulatorjem, da se odločitve sprejemajo premišljeno.

V skladu z nizozemsko zakonodajo morajo direktorji svoje dolžnosti opravljati pravilno (člen 2:9 BW). Če je odločitev napačna, se postavlja vprašanje, ali je direktor ravnal s potrebno skrbnostjo, upošteval pravilne informacije in spoštoval notranja pravila. Okvir, ki beleži, kdo o čem odloča in na kakšni podlagi, je najboljši dokaz, da je bilo temu tako.

Kaj pravi nizozemska zakonodaja o deležu podjetja?

Direktorji morajo delovati v interesu družbe in njenega poslovanja (vennootschappelijk belang). To ni le interes delničarjev.

Vrhovno sodišče (Hoge Raad) je v sodbi v Cancunu (ECLI:NL:HR:2014:797) potrdilo, da morajo direktorji upoštevati interese vseh vpletenih v družbo, kot so delničarji, zaposleni in upniki. Pri zagovarjanju interesov družbe se morajo direktorji izogibati nepotrebnemu ali nesorazmernemu škodovanju tem deležnikom.

Enonivojska ali dvonivojska upravna enota: katera struktura ustreza?

Nizozemska zakonodaja dovoljuje oboje. V dvotirni strukturi družbo vodi upravni odbor, nadzoruje pa jo ločen nadzorni odbor (raad van commissarissen); v enotirni strukturi izvršni in neizvršni direktorji sedijo skupaj v enem odboru.

Dvostopenjski odbor

Dvostopenjski upravni odbor je tradicionalni nizozemski model. Uprava (bestuur) upravlja družbo. Nadzorni svet nadzira vodenje in splošni potek poslovanja ter svetuje upravi.

Nadzorni direktorji morajo delovati tudi v interesu družbe. Niso predstavniki delničarjev, ki so jih imenovali. Njihova dolžnost je, da nadzorujejo neodvisno, postavljajo kritična vprašanja in so ustrezno obveščeni.

Enostopenjski odbor

Od 1. januarja 2013 se lahko bv ali nevladna družba odloči za enotirni upravni odbor (člen 2:129a in člen 2:239a BW). Izvršni direktorji upravljajo družbo; neizvršni direktorji nadzorujejo.

Zakon zahteva, da je predsednik enotirnega upravnega odbora neizvršni direktor in da je delitev nalog zabeležena v statutu ali pravilih upravnega odbora. Enotirni model pogosto izberejo mednarodne skupine, ki ga poznajo, vendar zahteva jasne dogovore o informacijah in odgovornosti. Načeloma si vsi direktorji delijo kolektivno odgovornost, zato je ustrezna delitev nalog pomembna za neizvršne direktorje.

Kdaj je nadzorna struktura obvezna?

Za večino zasebnih podjetij je nadzorni svet neobvezen. V okviru režima za velika podjetja (strukturni režim) postane obvezen, ko podjetje tri zaporedna leta izpolnjuje zakonska merila.

Ta merila so, na kratko,: izdani kapital in rezerve nad zakonsko določenim pragom, svet delavcev, ustanovljen na podlagi zakonske obveznosti, in vsaj 100 zaposlenih na Nizozemskem (člena 2:153 in 2:263 BW). Družba v okviru režima mora imeti nadzorni svet ali enotirni odbor s primerljivimi pooblastili. Nadzorni svet nato pridobi pooblastila, kot sta imenovanje in razrešitev direktorjev v polnem režimu, svet delavcev pa ima pravico priporočiti tretjino nadzornih direktorjev. Za nekatere mednarodne skupine obstajajo izjeme in omilitveni režim.

Kdo odloča o čem: delničarji, upravni odbor in nadzorniki?

Skupščina (algemene vergadering) imenuje in razrešuje direktorje, sprejema letne računovodske izkaze in odloča o spremembah statuta. Upravni odbor vodi in zastopa družbo.

Pri bv se mora skupščina sestati ali pisno odločiti vsaj enkrat letno (člen 2:218 BW); pri nevladni družbi se mora letna skupščina sklicati v šestih mesecih po koncu poslovnega leta (člen 2:108 BW). Statut lahko skupščini podeli pooblastilo za dajanje navodil upravnemu odboru. Upravni odbor mora upoštevati ta navodila, razen če so v nasprotju z interesi družbe (člen 2:239(4) BW).

Večina okvirov dodaja seznam pridržanih zadev: odločitve, ki zahtevajo predhodno odobritev skupščine ali nadzornega sveta. Primeri so prevzemi nad določenim zneskom, prevzemanje znatnega dolga, vstop na nove trge in imenovanje višjega vodstva. Takšne pravice do odobritve veljajo interno. Do tretjih oseb lahko direktor, ki je pooblaščen za zastopanje družbe, družbo na splošno še vedno zavezuje, tudi brez interne odobritve (člen 2:240(3) BW). Naš članek o sporazumu delničarjev pojasnjuje, kako lahko delničarji med seboj zabeležijo nadaljnje dogovore.

Kako beležite pravice odločanja?

Osnovna pravila vključite v statut, podrobnosti pa v pravila upravnega odbora in matriko odobritev. To ohranja stabilnost statuta, hkrati pa omogoča prilagajanje vsakodnevnih pravil.

Praktična matrika odobritve določa, kdo za vsako vrsto odločitve pripravi odločitev, kdo jo odloča in kdo jo mora odobriti, skupaj z denarnimi pragovi in ​​pravili sopodpisovanja. Prav tako beleži, kako se rešujejo konflikti in kako se odločitve zapisujejo. Zapisniki in memorandumi o odločitvah so vaš kasnejši dokaz, da je odbor ravnal skrbno.

Kakšne naloge imajo direktorji?

Direktorji morajo svoje dolžnosti opravljati pravilno, delovati v interesu družbe in se izogibati odločitvam, pri katerih imajo nasprotujoče si osebne interese. Kršitev teh dolžnosti lahko povzroči osebno odgovornost.

Nasprotje interesov

Direktor z neposrednim ali posrednim osebnim interesom, ki je v nasprotju z interesi družbe, ne sme sodelovati pri posvetovanjih in odločanju (člen 2:129(6) in člen 2:239(6) BW). Če na podlagi tega ni mogoče sprejeti odločitve upravnega odbora, odloči nadzorni svet ali, če je ni, skupščina, razen če statut določa drugače.

Transakcije s povezanimi strankami, kot je na primer lastno podjetje direktorja ali večji delničar, si zaslužijo ločen postopek. Zabeležite, kdo je prijavil delež, kdo se je odločil in pod kakšnimi pogoji. Za družbe, ki kotirajo na borzi, zakon dodaja posebna pravila o pomembnih transakcijah s povezanimi strankami.

Odgovornost direktorjev

Direktor je odgovoren družbi le, če ga je mogoče resno obtožiti (ernstig verwijt) za nepravilno opravljanje dolžnosti. Do tretjih oseb in v stečaju lahko veljajo strožja pravila.

V stečaju so lahko direktorji soodgovorni za primanjkljaj, če so očitno nepravilno opravljali svoje dolžnosti in je to pomemben vzrok za stečaj (člen 2:248 BW). Če se ne vodijo pravilni računovodski izkazi ali letni računovodski izkazi ne predložijo pravočasno, se ustvari pravna domneva, da so bile dolžnosti nepravilno opravljene. Zasebna družba lahko delničarjem izplača le, če jih odobri upravni odbor, družba pa lahko po tem še naprej plačuje svoje dolgove (člen 2:216 BW). Naši članki o odgovornosti direktorjev in o finančni varnosti v okviru gospodarskega prava podrobneje obravnavajo ta tveganja.

Dober okvir zmanjšuje ta tveganja. Dokumentira, katere informacije je imel upravni odbor, kako so bila tveganja ocenjena in kdo je odobril odločitev. Razrešnica (odvzem razrešnice) s strani skupščine zajema le dejstva, ki so bila razvidna iz letnih računovodskih izkazov ali kako drugače razkrita skupščini, zavarovanje direktorjev in funkcionarjev pa običajno izključuje namerno kršitev.

Kako organizirate upravljanje tveganj in notranji nadzor?

Upravni odbor je odgovoren za prepoznavanje glavnih tveganj in za kontrole, ki jih ohranjajo znotraj sprejemljivih meja. Nadzor nad tem izvaja nadzorni svet ali neizvršni direktorji.

Številna podjetja uporabljajo priznane modele, kot so COSO za notranji nadzor, ISO 31000 za upravljanje tveganj in model treh linij, pri katerem vodstvo prevzema tveganja, funkcija skladnosti določa politiko, notranja revizija pa daje neodvisno zagotovilo. Za družbe, ki kotirajo na borzi, določba o najboljši praksi 1.4.3 nizozemskega kodeksa korporativnega upravljanja zahteva izjavo o nadzoru v poročilu poslovodstva.

Za manjše podjetje deluje preprostejši sistem: ločitev odgovornosti za plačila, načelo štirih oči nad določenim zneskom, mesečni finančni zaključek in kratek register tveganj z lastniki. Ključno je, da lahko upravni odbor dokaže, da je poznal glavna tveganja in ukrepal glede njih.

Kaj morate urediti za integriteto in prijavljanje nepravilnosti?

Delodajalci s 50 ali več zaposlenimi morajo imeti vzpostavljen notranji postopek poročanja o domnevnih kršitvah v skladu z Zakonom o zaščiti prijaviteljev nepravilnosti (Wet bescherming klokkenluiders). Prijavitelji so zaščiteni pred povračilnimi ukrepi.

Kodeks ravnanja določa pravila o navzkrižju interesov, darilih in preprečevanju podkupovanja. Kanal za prijavo deluje le, če mu ljudje zaupajo. To zahteva zaupno ravnanje, jasen postopek preiskave in odbor ali odbor, ki spremlja prijave in pridobljene izkušnje.

Kakšno vlogo imajo svet delavcev in drugi deležniki?

Podjetje s 50 ali več zaposlenimi na Nizozemskem mora v skladu z Zakonom o svetih delavcev (Wet op de ondernemingsraden, WOR) ustanoviti svet delavcev (ondernemingsraad). Svet delavcev ima pravico do posvetovanja o pomembnih gospodarskih odločitvah in pravico do soglasja o pomembnih predpisih o zaposlovanju.

Pravica do svetovanja zajema odločitve, kot so prenos nadzora, reorganizacija, pomembna naložba ali imenovanje ali razrešitev direktorja (člen 25 in člen 30 WOR). Za svetovanje je treba zaprositi v fazi, ko lahko še vedno vpliva na odločitev. Pravica do soglasja zajema ureditve, kot so pokojnine, delovni čas in sistemi za spremljanje osebja (člen 27 WOR). Te pravice je treba vključiti v načrtovanje odločitev in ne kot naknadno misel.

Delničarji uveljavljajo svoje pravice na skupščini. Družbe, ki kotirajo na borzi, vzdržujejo tudi dialog z vlagatelji. Banke in drugi financerji imajo pogosto pravice do obveščanja in odobritve v skladu s kreditno dokumentacijo, kar bi se moralo odražati v matriki odobritev.

Katere dolžnosti poročanja veljajo?

Vsako poslovno in nevladno podjetje mora pripraviti letna poročila in, odvisno od velikosti, poslovno poročilo ter jih vložiti pri Gospodarski zbornici (KvK). Večja podjetja morajo računovodske izkaze tudi revidirati.

Pri bv upravni odbor pripravi letne računovodske izkaze v petih mesecih po koncu poslovnega leta; skupščina lahko to podaljša za največ pet mesecev (člen 2:210 BW). Po sprejetju je treba računovodske izkaze predložiti KvK v osmih dneh, v vsakem primeru pa v dvanajstih mesecih po koncu poslovnega leta. Zamuda pri predložitvi lahko povzroči globo in v primeru stečaja domnevo o nepravilnem upravljanju, omenjeno zgoraj.

Poročanje o trajnosti v skladu z Direktivo EU o poročanju o trajnosti podjetij (CSRD) velja za velika in podjetja, ki kotirajo na borzi. EU je leta 2025 spremenila njeno področje uporabe in časovni načrt, zato preverite, ali in kdaj vaše podjetje spada vanjo.

Kdaj se uporablja nizozemski kodeks korporativnega upravljanja?

Kodeks velja za družbe, ki kotirajo na borzi in imajo registrirani sedež na Nizozemskem. V svojem poslovnem poročilu morajo navesti, ali spoštujejo njegova načela in določbe o najboljši praksi, ter pojasniti morebitna odstopanja.

Ta dolžnost »upoštevaj ali pojasni« ima zakonsko podlago v členu 2:391 BW in z njim povezani uredbi o vsebini poslovnega poročila. Trenutna različica kodeksa je iz decembra 2022 in posveča več pozornosti trajnostnemu dolgoročnemu ustvarjanju vrednosti, raznolikosti in kulturi podjetja. Nadzorni odbor za korporativno upravljanje poroča o tem, kako ga podjetja uporabljajo.

Neborznih podjetij Kodeks ne zavezuje, vendar ga mnoga uporabljajo kot referenco, na primer pri pripravah na vlagatelje ali prodajo. Izberite elemente, ki ustrezajo vaši velikosti, namesto da kopirate celoten Kodeks.

Raznolikost v upravnem odboru

Od 1. januarja 2022 mora nadzorni svet nevladne družbe, ki kotira na borzi, sestavljati vsaj ena tretjina moških in vsaj ena tretjina žensk. Imenovanje, ki tega ne izpolnjuje, je nično.

Velika nova in poslovna podjetja si morajo zastaviti tudi ustrezne in ambiciozne cilje glede uravnotežene zastopanosti spolov v svojih upravnih odborih, nadzornih svetih in višjem vodstvu, pripraviti načrt za njihovo doseganje in o tem letno poročati Socialno-ekonomskemu svetu (SER).

Katera pravila EU vplivajo na upravljanje?

Poleg nizozemskega prava gospodarskih družb več pravil EU neposredno nalaga odgovornosti upravnemu odboru. Najpomembnejša se nanašajo na varstvo podatkov, kibernetsko varnost in umetno inteligenco.

• Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) od podjetja zahteva, da dokaže skladnost, v nekaterih primerih imenuje pooblaščeno osebo za varstvo podatkov in v 72 urah prijavi kršitve podatkov nizozemskemu organu za varstvo podatkov (Autoriteit Persoonsgegevens).
• Direktiva NIS2, ki se na Nizozemskem izvaja z zakonom o kibernetski varnosti (Cyberbeveiligingswet), od subjektov, na katere se nanaša, zahteva, da sprejmejo ukrepe za kibernetsko varnost, ki jih odobri in nadzoruje organ upravljanja.
• Zakon EU o umetni inteligenci, ki je začel veljati 1. avgusta 2024 in se uporablja po fazah, določa dolžnosti za podjetja, ki razvijajo ali uporabljajo sisteme umetne inteligence, odvisno od stopnje tveganja.

Dodelite odgovornost za vsako od teh področij imenovanemu članu upravnega odbora in poskrbite, da upravni odbor prejema redna poročila.

Kako prilagodite upravljanje svojemu podjetju?

Okvir naj bo sorazmeren. Zagonsko podjetje potrebuje jasne pravice odločanja in osnovne kontrole; skupina s tujimi podružnicami potrebuje skupno izhodišče z lokalnimi dodatki.

Skupine in čezmejne operacije

V skupini matična družba določa osnovne politike in pridržane zadeve. Upravni odbor vsake hčerinske družbe mora še vedno delovati v interesu svoje družbe.

Ta napetost je v praksi pomembna. Navodilo matične družbe, ki škoduje hčerinski družbi, na primer s prenosom sredstev iz nje, lahko direktorje hčerinske družbe izpostavi odgovornosti. Vodite centralni register subjektov z direktorji, podpisniki in datumi vložitve ter poskrbite, da se lokalni upravni odbori dejansko sestanejo in odločajo.

Fundacije in združenja

Od 1. julija 2021 Zakon o upravljanju in nadzoru pravnih oseb (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, WBTR) uporablja podobna pravila o dolžnostih, nasprotju interesov in odgovornosti za fundacije in združenja.

Kaj morate kot direktor preveriti?

Kot direktor nosite osebno odgovornost v skladu s členoma 2:9 in 2:248 BW, zato preverite, ali vas okvir v praksi ščiti:

• Ali veste, katere odločitve zahtevajo predhodno odobritev v skladu s statutom ali sporazumom delničarjev in ali je ta odobritev zabeležena?
• Ste prijavili vse nasprotujoče si osebne interese in se pri tej odločitvi izognili (člen 2:239(6) BW za bv)?
• Ali se o odločitvah upravnega odbora vodi zapisnik z informacijami, na katerih so bile sprejete?
• Ali so letni računovodski izkazi pripravljeni in vloženi pri KvK v zakonsko določenih rokih?
• Ali je bil svet delavcev pravočasno zaprošen za nasvet glede odločitev, navedenih v 25. členu WOR?

Kaj morate preveriti kot delničar?

Kot delničar uveljavljate svoj vpliv prek skupščine in dokumentov, ki jih podpisujete, zato preverite:

• Katere odločitve so v skladu s statutom prepuščene skupščini in ali lahko dajete navodila upravnemu odboru (člen 2:239(4) BW).
• Kdo imenuje in razrešuje direktorje in člane nadzornega sveta ter ali ureditev za velika podjetja omejuje to pravico.
• Katere pravice do obveščanja imate med sestanki, v skladu z zakonom ali sporazumom delničarjev.
• Ali se izplačila pred prejemom preizkusijo glede na preizkus izplačil iz člena 2:216 BW.
• Kako se rešujeta zastoj in izstop, na primer s klavzulo o prenosu ali postopkom preiskave (enquêteprocedure) pri gospodarski zbornici.

Kaj lahko storimo za vas z vašim okvirom upravljanja?

Naša ekipa za korporativno pravo vzpostavlja in pregleduje upravljanje za nizozemska in mednarodna podjetja:

• Pregledamo vaš statut in delničarski sporazum v primerjavi z Book 2 BW in vašim dejanskim odločanjem.
• Pripravimo pravila upravnega odbora, matriko odobritve in postopek za obravnavo nasprotja interesov.
• Ocenjujemo, ali se uporablja režim za velika podjetja in katera izjema ali omilitev je na voljo.
• Pravice delavskega sveta do svetovanja in soglasja vključimo v pomembne odločitve, kot sta reorganizacija ali prodaja.
• Direktorjem svetujemo glede osebne odgovornosti, preden se sprejmejo odločitve z visokim tveganjem.

Povzetek

• Okvir korporativnega upravljanja določa, kdo odloča, kdo nadzira in kako direktorji odgovarjajo za svoje odločitve.
• Na Nizozemskem so osnovna pravila v 2. knjigi BW; nizozemski kodeks korporativnega upravljanja se uporablja za družbe, ki kotirajo na borzi, na podlagi načela »upoštevaj ali pojasni«.
• Direktorji morajo delovati v interesu družbe, kar vključuje interese zaposlenih, upnikov in drugih deležnikov.
• Izbirate lahko med dvotirnim in enotirnim upravnim odborom; režim za velika podjetja zahteva nadzor.
• Zabeležite pooblastila v statutu, pravilih upravnega odbora in matriki odobritev ter pravočasno vključite svet delavcev.

Zakonska pravila so navedena v 2. knjigi nizozemskega civilnega zakonika.

Pogosta vprašanja