Zakon o elektronski vložitvi v trgovinske registre: kako se vlada premika s časom
Predstavitev
Pomoč mednarodnim strankam, ki poslujejo na Nizozemskem, je del moje vsakodnevne prakse. Navsezadnje je Nizozemska odlična država, v kateri poslujejo, toda učenje jezika ali navad na nizozemske poslovne prakse je za tuje korporacije lahko včasih zapleteno. Zato je pomoč pri ceni pogosto cenjena. Obseg moje pomoči sega od pomoči pri zapletenih nalogah do pomoči pri komunikaciji z nizozemskimi organi. Pred kratkim sem od stranke prejel vprašanje, v katerem razlagam, kaj je bilo natančno navedeno v pismu nizozemske gospodarske zbornice. To preprosto, čeprav pomembno in informativno pismo se je nanašalo na novost pri predložitvi računovodskih izkazov, ki bo kmalu možna le v elektronski obliki. Pismo je bilo posledica želje vlade, da se premakne s časom, da izkoristi prednosti elektronske izmenjave podatkov in uvede standardiziran način ravnanja v tem ponavljajočem se procesu. Zato je treba računovodske izkaze deponirati v elektronski obliki iz proračunskega leta 2016 ali 2017, kot je navedeno v Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Zakon o elektronski vložitvi v komercialne registre), ki je bil uveden skupaj z Besluit elektronische odstranjevanje ročnih registrov (Resolucija o elektronski vložitvi v komercialne registre); slednja zagotavlja dodatna, podrobna pravila. Precej ustno, a kaj konkretno vključujeta ta zakon in resolucija?
Takrat in zdaj
Prej so bili računovodski izkazi lahko deponirani pri GZS tako v elektronski obliki kot na papirju. Nizozemski civilni zakonik še vedno v veliki meri pozna določbe, ki temeljijo na depozitu na papirju. Trenutno lahko to metodo vidimo kot zastarelo in pravzaprav sem bil nekoliko presenečen, da se ta razvoj ni zgodil prej. Ni si težko predstavljati, da ima predložitev računovodskih izkazov na papirju veliko pomanjkljivosti v primerjavi z elektronskim vlaganjem teh dokumentov, če gledamo s stroškovnega in časovnega vidika. Pomislite na stroške papirja ter stroške in čas, potreben za to, da letne izkaze pripravite na papir in jih oddate - tudi na papirju - Trgovinski zbornici, ki mora nato te pisne dokumente obdelati, pri čemer niti ne omenjajte časa in stroškov, ki se pojavijo ko pusti računovodji, da pripravi ali preveri te (nestandardizirane) računovodske izkaze. Zato je vlada predlagala uporabo "SBR" (kratica za: Standard Business Report), ki je standardizirana elektronska metoda ustvarjanja in predložitve finančnih informacij in dokumentov na podlagi kataloga podatkov (nizozemska taksonomija). Ta katalog vsebuje definicije podatkov, ki jih lahko uporabimo za izdelavo računovodskih izkazov. Druga prednost metode SBR je, da ne bo poenostavljena le izmenjava podatkov med korporacijo in Gospodarsko zbornico, temveč bo zaradi standardizacije tudi izmenjava podatkov s tretjimi stranmi lažja. Majhne družbe lahko letne izkaze že oddajo v elektronski obliki s pomočjo metode SBR od leta 2007. Za srednje velika in velika podjetja je bila ta možnost uvedena leta 2015.
Torej, kdaj in za koga?
Vlada je jasno povedala, da je odgovor na to vprašanje tipičen primer "velikosti". Majhna podjetja bodo dolžna predložiti računovodske izkaze v elektronski obliki prek SBR od proračunskega leta 2016 naprej. Druga možnost je, da mala podjetja, ki (pripravijo in) sami predložijo računovodske izkaze, lahko dajo izjave prek brezplačne spletne storitve - storitve „zelf deponeren jaarrekening“ -, ki deluje od leta 2014. Prednost tega Storitev je ta, da vam ne bo treba kupiti programske opreme, ki je združljiva s SBR. Srednja podjetja bodo morala predložiti računovodske izkaze prek SBR od proračunskega leta 2017 naprej. Tudi za ta podjetja bo uvedena začasna alternativna spletna storitev („opstellen jaarrekening“). S pomočjo te storitve lahko srednje velika podjetja sami pripravijo računovodske izkaze v obliki XBRL. Nato lahko te izjave pošljete prek spletnega portala („Digipoort“). To pomeni, da korporaciji ne bo nujno treba takoj kupiti programske opreme, združljive s SBR. Ta storitev bo začasna in se začne uporabljati po petih letih, od leta 2017. Velika podjetja in srednje velike skupine podjetij še nimajo dolžnosti predložiti računovodskih izkazov prek SBR. To je zato, ker se morajo ta podjetja spoprijeti z zelo zapletenim nizom zahtev. Pričakovati je, da bodo ta podjetja od leta 2019 naprej lahko izbirala med vlaganjem preko SBR ali vložitvijo v določenem evropskem formatu.
Brez izjem brez pravil
Pravilo ne bi bilo pravilo, če ne bi bilo izjem. Dva, če sem natančen. Nova pravila v zvezi z vložitvijo računovodskih izkazov ne veljajo za pravne osebe in družbe s sedežem zunaj Nizozemske, ki morajo na podlagi Handelsregisterbesluit 2008 (Resolucija Trgovinskega registra 2008) vložiti finančne dokumente na Gospodarski zbornici, kolikor in v obliki, v kateri je treba te dokumente razkriti v državi sedeža. Druga izjema je za izdajatelje, kot so opredeljeni v členu 1: 1 Wft (Zakon o finančnem nadzoru) in hčerinske družbe izdajatelja, če so ti izdajatelji sami. Izdajatelj je vsakdo, ki želi izdati vrednostne papirje ali namerava izdati vrednostne papirje.
Druge točke pozornosti
Kljub temu to še ni vse. Pravne osebe se morajo seznaniti z nekaterimi dodatnimi pomembnimi vidiki. Eden od teh vidikov je dejstvo, da bo pravna oseba ostala odgovorna za vložitev računovodskih izkazov, ki so skladni z zakonom. To med drugim pomeni, da bi morali biti računovodski izkazi sposobni ustvariti takšen vpogled, da je mogoče dovolj oceniti finančni položaj pravne osebe. Zato svetujem, da vsako podjetje natančno preveri podatke v računovodskih izkazih, preden jih ves čas vloži. Nenazadnje bodite pozorni na dejstvo, da bo zavrnitev vložitve izjav na predpisani način kaznivo dejanje na podlagi zakona Wet op de Economische Delicten (Zakon o gospodarskih prestopkih). Precej priročno je bilo potrjeno, da lahko skupščina delničarjev uporabi računovodske izkaze, ustvarjene po metodi SBR, za določitev teh izkazov. Tudi ti računi so lahko predmet revizije računovodje v skladu s členom 2: 393 nizozemskega civilnega zakonika.
zaključek
Vlada je z uvedbo zakona o elektronski vložitvi v trgovinske registre in s tem povezano resolucijo pokazala lepo napredovanje. Posledično bo za mala in srednje velika podjetja zavezujoče, da računovodske izkaze položijo v elektronski obliki od letnikov 2016 oziroma 2017, razen če podjetje spada v obseg ene od izjem. Prednosti so številne. Vseeno svetujem vsem podjetjem, naj se držijo svoje pameti, saj je končna odgovornost še vedno na samih podjetjih, ki jih je treba vložiti, in kot direktor podjetja zagotovo ne želite, da se prepustite posledicam.
Kontakt
Če imate po branju tega članka dodatna vprašanja ali komentarje, se obrnite na mr. Maxim Hodak, odvetnik pri Law & More preko maxim.hodak@lawandmore.nl ali mr. Tom Meevis, odvetnik pri Law & More preko tom.meevis@lawandmore.nl ali nas pokličite na +31 (0) 40-3690680.